Job Description
Die SOLANO Immobilienmanagement GmbH ist seit 2015 im Bereich Verwaltung und Entwicklung von Immobilien tätig. Unser Verwaltungsbestand entwickelt sich kontinuierlich. Gemeinsam mit unseren Tochterunternehmen Wohnform Gesellschaft für Wohnbauten mbH und Berolina Immobilienservice GmbH betreuen wir zurzeit rund 200 Wohn- und Gewerbeobjekte mit zusammen ca. 8.500 Einheiten sowie mehr als 100.000 m² Gewerbeflächen in Berlin und Umland, Frankfurt/M., Potsdam und Bad Reichenhall.
Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung suchen wir eine engagierte, strukturierte und diskrete Persönlichkeit mit ausgeprägtem Organisationstalent und starkem Servicegedanken. In dieser verantwortungsvollen Schlüsselrolle übernehmen Sie eine zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, Kunden, Objektmanagement, Dienstleistern und weiteren externen Partnern.
Als Assistenz der Geschäftsführung entlasten Sie diese vorausschauend im operativen Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und ausgewählten strategischen Themen. Sie steuern Abläufe eigenständig, behalten auch bei komplexen Sachverhalten den Überblick und sorgen für eine professionelle, strukturierte Arbeitsweise im administrativen und organisatorischen Bereich.
• Eigenständige Organisation und Führung des Sekretariats der Geschäftsführung
• Entlastung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Steuerung des Tagesablaufs inkl. Termin-, Fristen- und Wiedervorlagenmanagement
• Vor- und Nachbereitung von Geschäftsführungsterminen und Teamsitzungen
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Berichten, Auswertungen, Präsentationen und Kennzahlen
• Selbstständige Korrespondenz (E-Mail, Telefon, Schriftverkehr), auch nach Stichpunkten oder Diktat
• Verbindliche Kommunikation mit Kunden (Eigentümern und Mietern), Dienstleistern, Behörden und internen Ansprechpartnern
• Organisation von Geschäftsreisen sowie Abrechnung der Reisekosten
• Strukturierte Aktenführung, Dokumenten- und Vertragsverwaltung einschließlich vertraulicher Unterlagen
• Unterstützung bei vorbereitenden Tätigkeiten im Finanz- und Rechnungswesen (z. B. Rechnungsprüfung, Unterlagenaufbereitung)
• Pflege von Adressdatenbanken, Personalakten, Vertragsübersichten und Dokumentationen
• Unterstützung bei administrativen Sonderprojekten sowie Nachverfolgung von Aufgaben und offenen Punkten
• Sicherstellung reibungsloser Office-Prozesse sowie Vertretung im Empfangsbereich
Ihr Profil
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Teamassistenz oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion – ggf. in der Immobilienverwaltung oder Immobilienwirtschaft
• Sehr gutes Organisationsvermögen, hohe Zuverlässigkeit und eine strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikations- und Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und digitalen Ablagestrukturen
• Diskretion, Loyalität und ein hohes Verantwortungsbewusstsein
• Serviceorientiertes, professionelles Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern
• Sicheres Gespür für Prioritäten sowie Freude an einer zentralen Vertrauensposition
• Unbefristete Festanstellung in Voll- oder Teilzeit (mind. 30 Std./ Woche an 5 Tagen)
• Attraktive Vergütung entsprechend Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung
• Gleitzeitmodell sowie 30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tage-Woche) und zusätzlich frei am 24.12. und Silvester
• Moderner Arbeitsplatz in zentraler Lage in der Berliner City mit sehr guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr bzw. Mitarbeiterparkplätzen
• Kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Langfristige Perspektive in einem etablierten Unternehmen der Immobilienwirtschaft
• Offene Feedback- und Unternehmenskultur
• Deutschlandticket möglich sowie weitere Benefits (z. B. kostenlose Getränke etc.)
• Ein professionelles, kollegiales Team mit wertschätzender Zusammenarbeit