Job Description
Die Stadt Pinneberg ist sowohl ein beliebter Wohnort im Grünen nordwestlich von Hamburg als auch eine attraktive Arbeitgeberin. Bei uns kümmern sich rund 470 engagierte Mitarbeiter*innen gerne um die Anliegen unserer 45.000 Einwohner*innen. Toleranz, Respekt und Vielfalt sind uns wichtig.
Die Stadt Pinneberg sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n
Assistent*in für das Vorzimmer des Bürgermeisters (m/w/d)
(unbefristet in Voll- odervTeilzeit, Entgeltgruppe 7 TVöD)
- Organisation des Bürgermeister-Sekretariats sowie Wahrnehmung von administrativen Tätigkeiten wie Terminkoordination, Reiseplanung und Fristenkontrolle sowie Aktenführung und
-verwaltung - Unterstützung bei der internen und externen Kommunikation für die Stadt Pinneberg
- Erstellung von Texten sowie Recherche und Aufbereitung von Unterlagen nach Vorgabe (z. B. Verfassen und Gestalten von Grußworten, Reden, Glückwünschen, Pressemitteilungen etc.)
- Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen und Terminen
- Mitwirkung bei der Planung und Durchführung von Projekten
- besondere Aufgaben nach Weisung des Bürgermeisters
Voraussetzung für die ausgeschriebene Stelle ist
- eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenprüfung I, eine dreijährige kaufmännische Ausbildung im Bürobereich oder eine andere Qualifikation, die zur Übernahme der o. g. Aufgaben befähigt
Zudem sollten Sie über ein freundliches und empathisches Auftreten, organisatorisches Geschick, eine ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, Kundenorientierung, Belastbarkeit sowie eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise verfügen. Diskretion, eine hohe Vertrauenswürdigkeit und rasche Auffassungsgabe, Zuverlässigkeit, sicheres und verbindliches Auftreten sowie eine sehr gute Selbstorganisation werden vorausgesetzt.
Für die Bewerbung von Vorteil sind
- Kenntnisse und Erfahrungen im o. g. Aufgabengebiet
- berufliche Erfahrungen als Assistenz einer Führungskraft
- souveräne Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift, Freude am Schreiben sowie die Fähigkeit, spezifische Inhalte zielgruppengerecht aufzuarbeiten
- gute Verwaltungskenntnisse
- sehr gute MS Office-Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen
Zudem sollten Sie über ein freundliches und empathisches Auftreten, organisatorisches Geschick, eine ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, Kundenorientierung, Belastbarkeit sowie eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise verfügen. Diskretion, eine hohe Vertrauenswürdigkeit und rasche Auffassungsgabe, Zuverlässigkeit, sicheres und verbindliches Auftreten sowie eine sehr gute Selbstorganisation werden vorausgesetzt.
- Entgeltgruppe 7 TVöD sowie eine Jahressonderzahlung, eine leistungsorientierte Prämie, eine betriebliche Altersvorsorge sowie die Möglichkeit einer weiteren Altersvorsorge durch Entgeltumwandlung
- ein Fahrtkostenzuschuss zum HVV-JobTicket bzw. Deutschlandticket oder zum NAH.SH-Jobticket, alternativ ein Zuschuss für privat gekaufte oder geleaste Fahrräder
- flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten mit der Möglichkeit, mobil zu arbeiten
- ein sicherer Arbeitsplatz
- 30 Tage Urlaub
- umfassende Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- ein betriebliches Gesundheitsmanagement mit vielfältigen Angeboten sowie Firmenfitness in Kooperation mit EGYM Wellpass
- Stärkung des Zusammenhalts durch gemeinschaftliche Aktivitäten
Zusätzlich möchten wir darauf hinweisen, dass schwerbehinderte Menschen im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt werden. Die Bewerbung von Menschen mit Migrationshintergrund ist ausdrücklich erwünscht. Die Stelle ist teilbar.
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