Job Description
Numbers are what we do and it's our people who make them count.
Fact: Data means nothing without interpretation. You've got to put numbers to work to make them matter. At Factworks, that's precisely what we do. We're a team of curious minds spread across three offices in Berlin, Germany, Bangalore, India, and Silicon Valley, U.S., all motivated by the drive to solve complex challenges through in-depth research and actionable insights.
Each Factworker possesses unique expertise, but our true strength lies in how we unite these individual superpowers through close collaboration and continuous learning. Together, we answer the most critical and strategic research questions for Silicon Valley giants and rising stars, never forgetting to have fun along the way.
Klingt das nach Dir?
- Du möchtest als gute Seele des Büros die eigenständige Verantwortung übernehmen, den Büroalltag vorausschauend und reibungslos zu gestalten?
- Du möchtest frische Ideen für Teamevents und Unternehmensfeiern einbringen und diese mit Leidenschaft in die Tat umsetzen, von der Planung bis zum Abschluss?
- Du bist in Wort und Schrift verhandlungssicher in Deutsch (C2 Niveau) und fließend in Englisch (mindestens C1 Niveau), und die Kommunikation in beiden Sprachen bereitet dir Freude?
Dann werde Teil unseres Berliner Teams!
In deiner Rolle als Office Manager (m/w/d) übernimmst du die eigenständige Verantwortung für unser Büromanagement und schaffst eine Atmosphäre, in der sich alle Mitarbeitenden wohlfühlen und beste Rahmenbedingungen vorfinden, um motiviert und effizient arbeiten zu können.
Dazu gehören u.a. die folgenden Aufgaben:
- Gewährleistung eines reibungslosen Büroalltags bspw. durch vorausschauende Büroorganisation, Koordination von Lieferanten und Dienstleistern, Management der Mobilfunkverträge, Material- und Getränkebestellungen
- Als Allrounder bist du eine Unterstützung für unser gesamtes internationales Team, der mit Freude sowohl große Aufgaben meistert, aber auch die kleinen Dinge gern erledigt wie bspw. die Pflege unserer Büropflanzen, anspruchsvolle Recherchetätigkeiten, Reisebuchungen, Optimierung von Prozessen
- Mit deiner freundlichen, offenen und verbindlichen Art bist du zentrale/r Ansprechpartner/in bspw. für Fragen seitens unserer Hausverwaltung, Klärung sämtlicher Themen mit unseren Untermietern, Empfang von Gästen
- Du übernimmst klassische Sekretariatsaufgaben wie bspw. Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Verwaltung von Terminen, Vorbereitung von Meetings und Dokumenten, Pflege unserer Ablagestruktur
- Neben der Unterstützung für das Projektteam arbeitest du eng mit der Geschäftsführung und der Personalleitung insbesondere bei administrativen Themen zusammen wie bspw. Vorbereitung von Dokumenten, Buchung und Organisation von Weiterbildungen
- Für unsere regelmäßigen Teamevents und Firmenfeiern bringst du Ideen ein und bist federführend in die Planung und Organisation involviert
- Nur bei Vollzeit-Besetzung mit Buchhaltungs-Erfahrung: Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung sowie der Erstellung von Rechnungen
- Du hast mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer Office Management Position, in der Hotellerie, im Event Management oder in einem vergleichbaren Bereich
- Du verfügst über verhandlungssichere Deutschkenntnisse (C2) und fließende Englischkenntnisse (mindestens C1) in Wort und Schrift
- Du besitzt ein hohes Verantwortungsbewusstsein für den eigenen Aufgabenbereich sowie Flexibilität, Sorgfalt und Zuverlässigkeit
- Deine sehr gute Organisationsfähigkeit kombinierst du mit einer strukturierten, effizienten und lösungsorientierten Arbeitsweise
- Du bist kommunikationsstark und mitarbeiterorientiert, denkst mit und bist ein Teamplayer
- Im Umgang mit den Office-Anwendungen Excel, Word, PowerPoint und Outlook bist du versiert und souverän
Deine Vorteile bei Factworks zu arbeiten
Genieße viele Vorteile, die dich sowohl beruflich als auch persönlich unterstützen und dir helfen, dein Bestes zu geben.
- Training und Entwicklung, sowohl intern als auch extern
- Regelmäßige Teamevents
- Betriebliche Altersvorsorge
- Deutschlandticket Job
- Zusätzlicher freier Tag an Deinem Geburtstag
Was wir bieten
Als Teil von Factworks, einem globalen Marktforschungsunternehmen, das für Silicon Valley-Giganten und innovative Start-ups strategische Forschungsfragen löst, wirst du zur guten Seele unseres internationalen Teams. Als erfahrener Office Manager (m/w/d) kannst du bei uns jeden Tag dein Organisationstalent unter Beweis stellen und eigene Ideen einbringen.
In dieser spannenden Position ist eine Teilzeitbeschäftigung im Umfang von 20 bis 30 Wochenstunden vorgesehen.
Bei entpsrechender Erfahrung im Bereich der vorbereitenden Buchhaltung besteht die Option auf eine Aufstockung zu einer Vollzeitstelle (40 Wochenstunden) mit entsprechenden Zusatzaufgaben.
Dabei ist eine 5-tägige Office-Präsenz (Kernzeit 10:00 - 14:00) erforderlich.
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