Job Description
Die Tätigkeit als Team- / Office Assistant in unserem Unternehmen umfasst die Unterstützung von Partnern und Direktoren sowie administrative Aufgaben als Teil des Assistenzteams. Die Rolle kann zudem projektbezogene oder interne Zusatzaufgaben beinhalten.
Als Team- / Office Assistant wird das Münchner Büro sowie das erweiterte Team in Deutschland unterstützt.
Zu den Aufgaben gehören unter anderem:
- Empfang und Betreuung von Gästen
- Büroorganisation und -instandhaltung (Ansprechpartner:in für Vermieter:innen, Bearbeitung von Büroangelegenheiten, Lieferant:innenmanagement etc.)
- Betreuung der Küche (Sauberkeit, Bestellung und Verwaltung von Lebensmitteln, Auffüllen des Kühlschranks etc.)
- Sicherstellung eines stets ordentlichen, sauberen und professionellen Büroauftritts für Mitarbeitende und Gäste
- Organisation von Catering für interne und externe Meetings
- Bestellung von Bürobedarf sowie Verbrauchsmaterialien
- Bearbeitung von Posteingang und -ausgang sowie Lieferungen
- Verwaltung der Bargeldkasse
- Terminmanagement und Koordination interner und externer Meetings
- Bearbeitung von Spesen und Stundenzetteln
- Organisation von Geschäftsreisen sowie Verwaltung von BahnCards
- Kontaktmanagement mit Hilfe des CRM-Systems zur Pflege der Kontaktdaten
- Einladungsmanagement für Veranstaltungen sowie Unterstützung des Marketingteams bei Planung und Durchführung
- Unterstützung bei Reisebuchungen und Nutzung des Reisebuchungssystems Perk
- Weitere Aufgaben nach Bedarf
- 1–2 Jahre Berufserfahrung als Rezeptionist (w/m/d) oder Assistenz in einer Beratungsfirma, Anwaltskanzlei, einem Professional-Services-Unternehmen oder im Hotel- und Gastgewerbe; alternativ Erfahrung als vielseitige Problemlösungskraft in einem anspruchsvollen organisatorischen Umfeld
- Selbstbewusste Persönlichkeit mit nachgewiesenen organisatorischen Fähigkeiten und hoher Diskretion
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, abgestimmt auf unterschiedliche Zielgruppen
- Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C2) und sehr gute Englischkenntnisse (mindestens C1)
- Fundierte Kenntnisse aller MS-Office-Anwendungen
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Offenheit für neue Technologien
- Hohe Motivation für qualitativ hochwertige Arbeit und strukturierte Arbeitsweise
- Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld und herausfordernden Situationen souverän zu arbeiten
- Fähigkeit, sowohl selbstständig als auch im Team zu arbeiten
- Diskretion, Professionalität und zuverlässiges Urteilsvermögen
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
- Sehr gute Administrations- und Organisationsfähigkeiten sowie hohe Kompetenz in Word, PowerPoint, Excel und AI-Prompting
- Hohe Detailorientierung
- Fähigkeit, schnell vertrauensvolle Beziehungen intern wie extern aufzubauen
- Positive, lösungsorientierte Haltung (Hands-on-Mentalität)
- Belastbarkeit und ausgeprägte Teamfähigkeit
- Proaktive Arbeitsweise mit Blick auf anstehende Aufgaben, Meetings und Ereignisse