Job Description
Für unseren Standort in Tübingen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Das Studierendenwerk Tübingen-Hohenheim ist der Partner von rund 53.000 Studierenden an sieben Hochschulen. Mit günstigem Essen, preiswertem Wohnraum, finanzieller Unterstützung und umfassender Beratung erleichtern wir den Alltag vieler junger Menschen.
- Unterstützung der Geschäftsführung in organisatorischen und administrativen Aufgaben.
- Mitwirkung bei der Digitalisierung von Kommunikations- und Verwaltungsprozessen.
- Koordination und Nachverfolgung laufender Projekte.
- Sicherstellung des Informationsflusses zwischen Geschäftsführung, Führungskräften und Mitarbeitenden.
- Eigenständige Recherchen und Erstellung von Unterlagen/Präsentationen.
- Organisation, Vor-/Nachbereitung und Teilnahme an Gremien, Besprechungen und Veranstaltungen.
- Mitarbeit in Projektteams, z. B. Digitalisierung, Strategie, Führungskräfteentwicklung und Mitarbeiterbindung.
- Operative Umsetzung von Mobilitätskonzepten (Fuhrpark- und Dienstreisemanagement).
- Erstellung von Berichten und Auswertungen.
- Aufbau und Pflege von Kontaktdatenbanken sowie Termin- und Einladungsmanagement.
- Organisation des Geschäftszimmers, u. a. Korrespondenz, Post, Büromaterial, Rechnungsprüfung und Ablage.
- Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor), idealerweise in Verwaltungswissenschaften
oder kaufmännische Ausbildung bzw. vergleichbare Qualifikation mit mind. 3 Jahren Berufserfahrung in einer Assistenz-, Verwaltungs- oder Organisationsfunktion. - Sehr gute MS-Office-Kenntnisse.
- Hohe Organisations-, Planungs- und Kommunikationsfähigkeit.
- Strukturierte, zuverlässige und vorausschauende Arbeitsweise.
- Problemlösungsorientiertes und verantwortungsbewusstes Handeln.
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse; weitere Sprachen von Vorteil.
- Professionelles Auftreten, Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion.
- Wünschenswert: Erfahrung in der Gremienbetreuung und im Hochschulbereich.
- Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit Vergütung nach TV-L Entgeltgruppe 9a, Stufenzuordnung je nach Qualifikation und Erfahrung.
- Jahressonderzahlung im November (Weihnachtsgeld).
- Betriebliche Altersvorsorge über die VBL.
- Geregelte Arbeitszeiten mit flexibler Gleitzeitregelung.
- 30 Tage Jahresurlaub sowie zusätzlich ganztags frei am 24.12. und 31.12.
- Regelmäßige interne und externe Fortbildungen.
- 25 Euro Zuschuss zum Deutschland-Ticket als Jobticket und gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln.
- Betriebliche Events und Firmenfeiern.