Job Description
Du hast Freude am Umgang mit Menschen, organisierst gerne und packst tatkräftig mit an?
Wir suchen Verstärkung in Freiburg – eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d), die unser Team unterstützt.
Bei uns erwartet dich ein abwechslungsreicher Arbeitsplatz in einem freundlichen Team. Du bist die erste Ansprechperson für Gäste und Kolleg*innen, sorgst für einen professionellen Empfang und unterstützt gleichzeitig die Geschäftsführung in organisatorischen Fragen. So übernimmst du eine wichtige Rolle im täglichen Miteinander und gestaltest aktiv unseren Büroalltag mit.
- Begrüßung von Gästen und Information von Ansprechpartnern, Verwaltung von Zutrittskarten für Gäste
- Koordination von Meetingräumen inkl. Bewirtung
- Telefonzentrale: Annahme und Weiterleitung von Telefonaten
- Bearbeitung eingehender E-Mails (allgemeines Firmenpostfach)
- Organisation und Verteilung der Eingangspost / Ausgangspost
- Verantwortung für die allgemeine Ordnung & Sauberkeit in allgemein genutzten Räumen (Meetingräume, Kantine, Flure)
- Unterstützung bei internen Events
- Unterstützung bei internen Kommunikationsmaßnahmen (z.B. Rundmails)
- Organisation diverser Bürobedarf/-materialien (Überwachung, Bestellung, Verteilung)
- Vertragsverwaltung: Ablage und Archivierung von Verträgen der Geschäftsführung
- Vertretung von Verwaltungs- und Administrationsaufgaben bei Abwesenheiten Vertriebsassistenz
Organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung:
- Terminmanagement: Planung, Koordination und Überwachung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen
- Kalenderführung: Verwaltung des Kalenders der Geschäftsführung, Priorisierung von Terminen
- Reiseplanung: Buchung von Flügen, Hotels und Transfers sowie Erstellung von Reiseunterlagen, Reisekostenabrechnung
- Büroorganisation: Strukturierung von Abläufen, Verwaltung von Dokumenten und Korrespondenz der Geschäftsführung, insb. papierloses Office (Scan & Ablage von Dokumenten)
- E-Mail- und Telefonmanagement: Entlastung der Geschäftsführung durch Vorselektion und Beantwortung von Anfragen
- Schnittstelle: Kommunikation zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden, Kunden und externen Partnern koordinieren
- Vertretung: In bestimmten Situationen Entscheidungen im Namen der Geschäftsführung treffen
- Vertrauliche Aufgaben: Umgang mit sensiblen Informationen und Dokumenten
Potenzial- / Entwicklungsaufgaben:
- Erstellung von Schriftstücken für die Geschäftsführung: Briefe, Berichte, Präsentationen und Protokolle verfassen (PPT, Excel, Word, OneNote)
- Vorbereitung & Durchführung von Meetings für die Geschäftsführung: Unterstützung bei Reden, Präsentationen für Meetings, Protokollführung
- Projektunterstützung für die Geschäftsführung: Mitarbeit bei strategischen Projekten und Nachverfolgung von Aufgaben
- Budgetüberwachung (Executive Budget): Kontrolle von Ausgaben, Rechnungsprüfung und Kostenstellenverwaltung
- Planung & Nachverfolgung von Entscheidungen der Geschäftsführung: Sicherstellen, dass Beschlüsse umgesetzt werden
- Freundliches, serviceorientiertes Auftreten
- Organisationstalent und Zuverlässigkeit
- Sicherer Umgang mit Telefon & MS Office von Vorteil
- Erste Erfahrung im Assistenz-, Empfangs- oder Office-Bereich wünschenswert, aber kein Muss
- Einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz mit Verantwortung
- Ein kollegiales und wertschätzendes Umfeld
- Flexible Beschäftigungsmöglichkeiten
- Sport- und Yoga-Möglichkeiten