Vorstandsassistenz

Job Description

Wer zu uns kommt, bewegt etwas. Eine Millionenstadt zum Beispiel. Und den Verkehr von morgen natürlich. Gemeinsam gestalten wir ein neues multimobiles Zeitalter. Eins, das einfach nachhaltig und nachhaltig einfach ist. Mit Herzblut und Tradition. Mit innovativen Tools und smarten Ideen. Mit einem großartigen Team aus Menschen unterschiedlichster Herkunft und einem gemeinsamen Ziel: Köln und den Klimaschutz nach vorne bringen.

Vorstandsassistenz

am Standort: Hauptverwaltung Scheidtweilerstraße

Du bist ein absolutes Organisationstalent und findest für jede Herausforderung eine strukturierte Lösung? Du koordinierst Termine mit Leichtigkeit, kommunizierst professionell auf allen Ebenen und hast Freude daran, unsere Vorstände im Tagesgeschäft ebenso wie bei strategischen Sonderaufgaben zuverlässig zu unterstützen? Sorgfalt, Diskretion sowie ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein zeichnen deine Arbeitsweise aus, ebenso wie dein Talent, komplexe Informationen verständlich aufzubereiten und Abläufe reibungslos zu gestalten?

Dann suchen wir dich als neue Vorstandsassistenz – werde jetzt Teil unseres #TeamHerzschlag und bring mit uns die Kölner Mobilität nach vorn!

• Termine effizient managen: Du hast stets den Überblick über die Kalender unserer Vorstände, koordinierst Termine und bereitest diese selbstständig vor und nach (z.B. Vorbereitung von Sitzungsunterlagen, Empfang und Bewirtung von Besucher*innen, Reiseplanung und -buchung, Erstellen von Protokollen). Dazu zählt auch die Unterstützung bei der Informationsbeschaffung und -aufbereitung (z.B. Durchführung von Recherchen und Reports, Erstellung von Übersichten, Pflege von Listen sowie Abstimmungen mit den Fachbereichen).
• Adressatengerecht kommunizieren: Du nimmst Telefonate entgegen, leitest Mitteilungen weiter und verwaltest den vertraulichen Schriftverkehr unserer Vorstände (E-Mail und Post).
• Organisieren von Veranstaltungen: Eigenverantwortlich planst du interne Veranstaltungen und Meetings mit den zuständigen Ansprechpersonen und sorgst für einen optimalen Ablauf.
• Büro-Management: Du stellst einen reibungslosen Vorzimmerbetrieb sicher. Wichtige Dokumente werden von dir gewissenhaft verwaltet – du hast diese jederzeit griffbereit, wenn sie benötigt werden und kümmerst dich auch um die Bearbeitung von Belegen und Abrechnungen.
• Unterstützen: Du hast alle wichtigen Termine, Themenstellungen, Fristen und Prioritäten stets im Blick. Damit erleichterst du unseren Vorständen ihren Arbeitsalltag und hältst ihnen den Rücken frei. In deiner neuen Funktion bringst du dich nach Bedarf ebenfalls in Sonderthemen des Vorstandes aktiv mit ein.

• Qualifikation: Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung.
• Erfahrungsschatz & Know-how: Du konntest bereits mehr­jährige Berufs­erfahrung in einer vergleichbaren Position auf Geschäftsführungs-, Vorstands-, oder Bereichsleitungsebene sammeln. Darüber hinaus verfügst du über umfangreiche Erfahrungen im Stakeholdermanagement und konntest dein ausgeprägtes Planungs- und Organisationstalent auch in stressigen Situationen bereits unter Beweis stellen und hast dabei immer die notwendige Flexibilität mitgebracht.
• Flexibilität & Mobilität: Durch deine zeitliche Flexibilität stellst du sicher, dass du unsere Vorstände in ihrem Arbeitsalltag optimal unterstützen kannst und in dringenden Themen schnell weiterhelfen kannst.
• IT-Kenntnisse: Du bringst sehr gute Anwenderkenntnisse in MS-Office mit.
• Persönlichkeit & Arbeitsweise: Du zeichnest dich durch ein sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen in Deutsch und Englisch aus und besitzt die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte mündlich wie schriftlich prägnant und verständlich adressatengerecht darzustellen. Durch deine ausgeprägte Dienstleistungsmentalität, deinen lösungsorientierten und strukturierten Arbeitsstil sowie deine Eigeninitiative unterstützt du die beiden Vorstände Frau Dr. Rohlmann und Herrn Winter in allen Belangen. Verschwiegenheit und Loyalität stehen dabei für dich an erster Stelle. Dein hohes Verantwortungsbewusstsein, deine starken strategischen Fähigkeiten sowie deine Belastbarkeit runden dein Profil ab.

So gestalten wir gemeinsam deinen Start bei uns:

• Für uns hat die Zusammenarbeit bereits mit deiner Bewerbung begonnen. Bei allen Prozessschritten unterstützen wir dich gerne und schnellstmöglich. Melanie Freitag steht dir bei allen Fragen als persönliche Ansprechpartnerin zur Verfügung.
• Wenn du bei uns startest, ist dein Arbeitsplatz eingerichtet - versprochen! Hard- und Software funktionieren und du kannst dich direkt auf das Ankommen im Unternehmen und die fachlichen Themen konzentrieren.
• In den ersten Wochen lernst du in Hospitationen und Kennenlerngesprächen deine wichtigsten Schnittstellen und Ansprechpartner*innen im Unternehmen kennen. So baust du dir von Anfang an ein breites internes Netzwerk auf.

Attraktive Konditionen
Unbefristete Beschäftigung, Bezahlung nach Tarifvertrag (TV-N), tarifliche Gehaltssteigerungen und Zulagen, Jahressonderzahlungen, steuerbegünstigte Entgeltumwandlung und betriebliche Altersvorsorge

Work-Life-Balance
30 Tage Urlaub zzgl. Entlastungstage, 39 Std. Woche, betriebliche Gesundheitsvorsorge, Betriebsarzt, Sozialberatung und Möglichkeit auf einen KVB-Kitaplatz

Weitere Pluspunkte
Fahrrad-Leasing, partnerschaftliche Unternehmenskultur, Vermittlung von bezahlbarem Wohnraum nach Verfügbarkeit, Jobticket (Deutschlandticket) und Gezielte Weiterbildungen

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