Job Description
Wir bei Interflex verstehen uns als Macher:innen. Bringe auch du deine Lösungen ins Team ein und trage zum kollegialen Arbeitsklima und gegenseitigen Respekt täglich bei. Interflex steht für Flexibilität, gerade wenn es um die Förderung seiner Macher:innen geht. Mit Freiheit und Vertrauen unterstützen wir Potenziale getreu dem Motto: Wenn ich mich gut fühle, wachse ich über mich hinaus – in Deutschland, Belgien, Niederlande, Österreich und der Schweiz.
Assistenz der Geschäftsleitung (all genders)
Um die Ecke denken. Ideen teilen. Veränderungen starten. Das passt zu dir? Dann passt du zu uns als Macher:in. Weil wir überall sind, wo es um ganzheitliche Lösungen für Zutrittskontrolle, Zeiterfassung und Planung geht.
- Terminkoordination & Meeting-Organisation: Für das Management koordinierst du Termine, buchst Räume, bereitest Management‑Meetings inkl. Agenda und Bewirtung vor und übernimmst die Teilnehmerkommunikation.
- Reise- und Veranstaltungsorganisation: Geschäftsreisen und Übernachtungen planst und buchst du, inklusive Auslandseinsätzen sowie der Organisation von Besuchen und Einladungen. Verlässlichkeit bei der Umsetzung wird vorausgesetzt.
- Dokumenten‑ & Vertragsmanagement: Verträge verwaltest du (inkl. DocuSign), legst sie strukturiert ab, koordinierst Notartermine und holst Unterschriften ein. Diskretion im Umgang mit sensiblen Unterlagen ist dabei selbstverständlich.
- Abrechnung & Administratives: Reisekostenabrechnungen bearbeitest du, die Eingangspost für die Geschäftsführung verwaltest du und Jahres‑ sowie Urlaubsplanungen pflegst du sorgfältig.
- Kommunikation & Sonderaufgaben: Präsentationen erstellst und prüfst du, Übersetzungen und Studioabstimmungen koordinierst du und Kundenbeschwerden bearbeitest du lösungsorientiert. Organisationstalent und ein gutes Gespür für Prioritäten zeichnen dich aus
- Deine Basis: Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position und den Hintergrund einer kaufmännischen Ausbildung oder eines Studiums im BWL-Bereich bringst du bereits mit.
- Deine Hard Skills: Die MS Office Programme (Word, Excel, PowerPoint und Outlook) stellen dich nicht vor große Herausforderungen. Zusätzlich bringst du ein gutes wirtschaftliches Verständnis mit.
- Deine Soft Skills: Als Organisationstalent jonglierst du erfolgreich mit mehreren Bällen gleichzeitig und bringst neben einer eigenständigen Arbeitsweise auch Lernbereitschaft mit. Du bist eine freundliche Person und ein Teamplayer, außerdem bist du auch bei schwierigen Themen immer diskret.
- Deine Sprachkenntnisse: Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse sind für dich selbstverständlich
- Work-Life-Balance: Die Freiheit, an 2 Tagen mobil zu arbeiten, ohne Kernarbeitszeiten. Außerdem 30 Tage Urlaub ohne Sperre während der Probezeit.
- Gesundheit: Pro Jahr erhältst du einen Gesundheitsgutschein im Wert von 300€ für deine neue Brille, den Zahnersatz oder was du sonst brauchst. Wir unterstützen dich mit einem Fitness-Zuschuss von 30 € brutto pro Monat.
- Nachhaltige Mobilität: Wenn du mit dem Fahrrad zur Arbeit kommen möchtest, bieten wir dir kostengünstiges Bike-Leasing an.
- Feelgood-Arbeitsplatz: Modernes Arbeitsequipment, unter anderem mit höhenverstellbarem Schreibtisch, steht dir zur Verfügung.
- Familie und Vorsorge: Wir bieten einen Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und zur Berufsunfähigkeitsversicherung. Außerdem erhältst du bis zu 75 € Zuschuss zur Kinderbetreuung.
- Vielseitige Weiterbildungsangebote: Bei uns gibt es Zugang zur Allegion Academy und kostenfreie Nutzung des LinkedIn Learning-Programms.