Job Description
Satellite Office gilt als Wegbereiter und Taktgeber für die Veränderungen in der Office-Welt. Dafür stehen wir bereits seit 1997 stehen wir dafür mit unseren flexiblen Workspaces.
Unsere Kunden arbeiten in High End Arbeitswelten, in unseren besonderen Immobilien mit Geschichte und Flair. In Deutschland, der Schweiz und demnächst in Italien. Dazu gehört auch unser einzigartiges Gesamtkonzept pureSilent®: Flair, Ruhe, der Mensch im Mittelpunkt. Anders sein und menschliche Wärme werden im Rahmen unseres exklusiven Designkonzeptes zum Lieblingsplatz! Digital Rooms, Phoneboothes, edle Bistros, exquisite Meetingräume, Kaminlounges, Bibliotheken stehen an jedem Standort zur Verfügung. Alle Büros und Open Spaces verfügen über neueste Technologien, eigene Beleuchtungswelten, modernstes Design. Dieses einzigartige Konzept wurde mehrfach, auch international, ausgezeichnet: „Best-Workspaces-Award“, „ICONIC AWARD “ für die Kategorie innovatives Interior Design und der „Swiss Locations Award“ seit 2021 jedes Jahr in Folge für die besten Meetingräume in der Schweiz sind nur einige Beispiele.
Satellite Office, die Vorteile auf den Punkt:
- absolute Premiumstrategie
- eigene entwickelte Philosophie (pureSilent®) - der Mensch im Mittelpunkt.
- Inhaberin-geführt und nicht Investmentfonds-gesteuert
- internationale Ausrichtung unter einem Schweizer Firmendach
- seit Jahrzehnten erfolgreich am Markt. Das bedeutet Job-Sicherheit
- Lage: nur beste Adressen für das Image unserer Kunden, Häuser mit Geschichte, repräsentative Eingangsbereiche, Hauptfoyers mit Wow-Effekt
Anstellungsart: Vollzeit
Deine Aufgaben:
Kundenbetreuung
- Empfang und Betreuung unserer Kunden und Gäste (intern/extern) auf höchstem Niveau
- Professionelle Annahme, Weiterleitung und Dokumentation von Telefonaten (Deutsch/Englisch)
- Post- und Paketannahme inkl. Weiterbearbeitung gemäß internen Prozessen
- Erkennen und frühzeitiges Ansprechen potenzieller Konfliktsituationen
- Erstes Eskalationslevel für Reklamationen; kompetente Lösungsfindung und kundenorientiertes Beschwerdemanagement
- Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben
- Ggf. umfassende Assistenz- und Serviceleistungen für ausgewählte B2B-Kunden
- Vorbereitung, Set-up und Nachbereitung von Tagungs- und Konferenzräumen
- Durchführung technischer Aufgaben gemäß Handbuch und Center-Standards
Operativer Bereich
- Sicherstellung der Office-Readiness inkl. 30-minütiger Kontrollrundgänge zur direkten Behebung von Mängeln
- Datenpflege, Dokumentation und Reporting gemäß internen Standards und Handbuchvorgaben
- Pflege und Überwachung des kompletten Inventars (Ausstattung, Verbrauchsmaterial, Technik)
- Ansprechpartner für Handwerker, Lieferanten und externe Dienstleister; Koordination und Begleitung von Terminen
- Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs im Center
- Einhaltung und Umsetzung der internen Qualitätsrichtlinien und Prozessstrukturen
Teamverantwortung
- Tägliche Koordination des Teams sowie Priorisierung der Aufgaben
- Durchführung von Trainings, insbesondere zum Handbuch und relevanten Arbeitsprozessen
- Sicherstellung einer konstruktiven, serviceorientierten Teamkultur
- Enge Abstimmung mit dem Direktor sowie Übernahme der Stellvertretung bei Abwesenheit (Urlaub/Krankheit)
- Erstellung des Dienstplanes sowie Urlaubsplanung in enger Abstimmung mit dem Direktor
- Förderung eines effizienten Informationsflusses innerhalb des Teams
- Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Teammitglieder
Das bringst Du mit:
- abgeschlossene Ausbildung in den Bereichen Hotel, Veranstaltung oder
Büromanagement
- perfekte Deutschkenntnisse (C1/C2) und gute Englischkenntnisse (ab B2)
- gute PC-Kenntnisse (Outlook, MS Office, Excel)
- du bist ein cooler Typ mit Sinn für Style und Design
- Multitasking-Fähigkeit und einen kühlen Kopf
- weltoffenes und freundliches Auftreten im business casual Look
Genug gescrollt? Deine Benefits:
- attraktive Vergütung, sowie nach einem Jahr Zugehörigkeit wahlweise Bonus-
zahlung oder weitere Benefits (Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Jobbike)
- garantierte Sofort-Benefits: ÖPV-Ticket, Verzehr-Gutscheine, Heiß- und Kaltgetränke, frisches Obst, auf Wunsch vermögenswirksame Leistungen
- geregelte Arbeitszeiten, primär freie Wochenenden und Feiertage
- 28 Urlaubstage in den ersten beiden Jahren, ab dem dritten Jahr 30 Urlaubstage
- Entwicklungschancen in einem expandierenden, aufstrebenden Unternehmen mit Weiterbildungsmöglichkeiten
- perfekte Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel
- jährliche Mitarbeiterevents - auf Wunsch Reisetätigkeiten im Rahmen von Vertretungen in den Hotspots Deutschlands und der Schweiz
…und als absolutes Highlight bekommst du die besten KollegInnen in town!
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