Job Description
Die Dekanatsverwaltung der Medizinischen Fakultät der Universität Ulm besetzt in der Geschäftsstelle spätestens zum 01.11.2026, nach Absprache auch früher, unbefristet und in Vollzeit die Stelle der
Geschäftsführung der Medizinischen Fakultät (w/m/d)
Die Dekanatsverwaltung der Medizinischen Fakultät versteht sich als Serviceeinrichtung für die Wissenschaft und pflegt in diesem Kontext intensive Interaktionen mit Vertretern (w/m/d) aus Forschung, Lehre und Krankenversorgung. Es wird eine hochmotivierte Persönlichkeit gesucht, die sich Herausforderungen in den Bereichen Organisation, Personalführung und Kommunikation stellt und diese spannenden Interaktionen aktiv gestalten möchte.
- Leitung und Gesamtverantwortung für die Dekanatsverwaltung der Medizinischen Fakultät incl. Koordination und Überwachung der Geschäftsabläufe in den verschiedenen Bereichen
- Aufgabenwahrnehmung in enger Abstimmung mit Dekan und Dekanat (Fakultätsvorstand) sowie weiteren Organen und Gremien der Fakultät
- Beratung und Unterstützung des Dekans bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben, insbesondere in Haushalts-, Finanz- und Stellenangelegenheiten sowie in Strukturangelegenheiten einschließlich Bau- und Raumfragen
- Vertretung der Medizinischen Fakultät in Berufungsverhandlungen für Professuren zusammen mit dem Dekan
- Koordination der Erstellung und Umsetzung von Struktur-, Strategie- und Entwicklungsplänen
- Verantwortliche Koordination und Prüfung der durch die Auftragsverwaltung des Universitätsklinikums Ulm übernommenen Geschäftsbesorgung
- Unterstützung und Koordination von Prozessen innerhalb der Fakultät sowie an der Schnittstelle zur Universitätsverwaltung und Verwaltung des Universitätsklinikums Ulm für eine erfolgreiche Zusammenarbeit von Fakultät, Universität und Universitätsklinikum
- Vorbereitung und Umsetzung von Beschlüssen, Wahrnehmung von Gesprächen, insbesondere Begleitung des Dekans u.a. innerhalb der Konferenz der Dekane in Baden-Württemberg
- Bearbeitung von Grundsatzfragen und komplexen Verwaltungsfachfragen
- Planung und Umsetzung digitaler Verwaltungsprozesse /-strukturen
- Abgeschlossenes Hochschulstudium, bevorzugt im Bereich Betriebswirtschaftslehre, Verwaltungswissenschaften oder Rechtswissenschaften
- Mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung, vorzugsweise in der Verwaltung, idealerweise im Bereich Universitätsmedizin oder Hochschule
- Mehrjährige leitende Tätigkeit, insbesondere in der Personal- und Wirtschaftsverwaltung sowie fundierte Kenntnisse im öffentlichen Haushaltsrecht
- Souveränes Auftreten und ausgeprägtes Organisations- und Verhandlungsgeschick, ein hohes Maß an Einsatzbereitschaft, Kommunikationsfähigkeit und sozialer Kompetenz
- Kooperativer, motivierender Führungsstil und Innovationsstärke
- Gute Englischkenntnisse
- Moderner Arbeitsplatz und attraktive Arbeitsbedingungen (Homeoffice / Mobile Arbeit) mit Möglichkeit zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- Vielseitige, verantwortungsvolle Tätigkeit in einem kollegialen Arbeitsumfeld
- Mitarbeit in einem engagieren Team in einer modernen Fakultätsverwaltung
- Gleitende Arbeitszeit sowie die im öffentlichen Dienst übliche Sozialleistungen
- Vielseitige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, Betriebliche Gesundheitsförderung, Jobticket
Je nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung besteht die Möglichkeit der Übernahme in ein Beamtenverhältnis bis Besoldungsgruppe A15 der Landesbesoldungsordnung.