Job Description

Stiftungs- und Beiratsassistent (m/w/d)

• Mannheim
• unbefristet
• Teilzeit (19 Stunden/Woche)

Unsere Mitarbeitenden – motivierte Menschen, die zu uns passen. Denn wir geben ihnen Raum, damit sie ihre individuellen Stärken einsetzen und Verantwortung übernehmen können. Bereichern Sie unser Team, wachsen Sie über sich hinaus und gestalten Sie gemeinsam mit uns die Zukunft der Mannheimer, Continentale und EUROPA – drei starke Marken, ein Verbund.

In Marketing sind Sie für die Organisation rund um das Stiftungs- und Beiratsmanagement verantwortlich. Sie sorgen in Ihrer Tätigkeit für die Administration, die Abläufe und die Kommunikation. In Ihrem Team treffen Sie auf Menschen, die Verantwortung übernehmen und ihre persönlichen Stärken einbringen. Wir tauschen uns aus und entwickeln uns gemeinsam weiter. Sind Sie wie wir? Dann bringen Sie sich ein:

• Sie behalten den Überblick: Die Erstellung und Pflege der Instrumentenleihverträge (Stipendiaten) und der Leihverträge (Dauerleihgaben von Privatpersonen) sowie die Pflege der Instrumentenaufstellungen fällt in Ihren Verantwortungsbereich.
• Mit Ihrer Expertise betreuen Sie die Website der Stiftung, des Transparenzregisters und der Instrumentenversicherung. Außerdem verantworten Sie die Vorbereitung und Durchführung des Vorspielwettbewerbs sowie die Vor- und Nachbereitung der Kuratoriumssitzungen.
• Für unsere Stipendiaten fungieren Sie als Ansprechpartner: Sie koordinieren die Übergabe und Rücknahme der Instrumente durch die Stipendiaten, die Organisation von Reparatur- und Wartungsarbeiten an den Instrumenten und die Pflege und Aktualisierung der Reiseunterlagen für die Instrumente (Genehmigungen gemäß Kulturgutschutzgesetz, allgemeine Zollbescheinigung).
• Sie arbeiten stets gewissenhaft: Sie verantworten die Prüfung des Jahresabschlusses, das Erstellen des jährlichen Vorstandsberichts und sonstigen Schriftverkehr (u. a. Regierungspräsidium, Finanzamt, Bundesamt für Wissenschaft, Forschung und Kultur).
• Sie tragen Ihren Teil zum Beirat der Mannheimer Versicherung bei: Die Organisation, Vor- und Nachbereitung der Beiratssitzungen – von der Erstellung der Einladungsschreiben bis hin zur Veranstaltungsdokumentation – liegt in Ihren Händen. Außerdem übernehmen Sie die Pflege der Listen der Beiratsmitglieder sowie die Prüfung der Aufwandsentschädigungs- und Reisekostenabrechnung.

• Ausbildung: Ihre kaufmännische Ausbildung haben Sie erfolgreich abgeschlossen.
• Erfahrung: Idealerweise hatten Sie bereits Berührungspunkte mit kulturellen oder kulturfördernden Aktivitäten, insbesondere im musikalischen Bereich.
• Kenntnisse: Sie haben Einblick in gesellschaftsrechtliche und kaufmännische Zusammenhänge.
• Persönlichkeit: Sie gehen mit viel Überblick, Organisationstalent und Überzeugung an Ihre Verantwortung heran.
• Sie haben Spaß an der Kommunikation mit vielen beteiligten Menschen unterschiedlicher Generationen und Freude an Instrumenten aus vier Jahrhunderten.

Betriebliche Altersvorsorge
Heute an übermorgen denken: Wir haben die Zukunft im Blick und bezuschussen daher Ihre betriebliche Altersvorsorge.

Umfangreiches Weiterbildungsangebot
Erfolgreich Zukunft gestalten: Mit unserem vielfältigen Angebot an internen und externen Schulungen, Workshops oder Coachings sorgen wir dafür, dass Sie fachlich auf dem neuesten Stand bleiben.

Vermögenswirksame Leistungen & Sonderzahlungen
Das gibt's obendrauf: Zusätzlich zu Ihrem Gehalt zahlen wir Ihnen vermögenswirksame Leistungen sowie Sonderzahlungen in Form von Weihnachts- und Urlaubsgeld.

Sicherer Arbeitsplatz
Wir sind ein Versicherungsverbund auf Gegenseitigkeit und machen uns dadurch unabhängig von Aktionärsinteressen. So schützen wir uns vor Übernahmen und schaffen einen sicheren Arbeitsplatz für unsere Mitarbeitenden – auch in unsicheren Zeiten.

Betriebliches Gesundheitsmanagement
Die Gesundheit unserer Mitarbeitenden liegt uns am Herzen: Mit Vorsorgeuntersuchungen, Impfungen, Betriebssport oder interessanten Seminaren sorgen wir für das Wohlbefinden unserer Mitarbeitenden.

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