Job Description

Assistenz für das Vorstandsbüro der Dekanin (all genders)

Vollzeit/Teilzeit | Unbefristet | Arbeitsort: Hamburg Eppendorf
UKE_Zentrale Dienste

Gemeinsam besser. Fürs Leben.

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 16.100 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.

Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen.

Willkommen im UKE.

Das macht die Position aus

Werden Sie Teil unseres engagierten Teams im Dekanat der Medizinischen Fakultät und unterstützen Sie die Dekanin als Assistenz. In dieser verantwortungsvollen Rolle erhalten Sie vielfältige Einblicke und wirken an zentralen organisatorischen und administrativen Aufgaben mit.

Das wartet in Ihrem Alltag auf Sie:

Unterstützung der Dekanin u.a. bei der:

• Umsetzung von strategischen Aufgaben
• Strukturierten, evidenzbasierte Aufbereitung von komplexen Themenbereichen
• Organisation, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Teamsitzungen und Klausurtagungen
• Vorbereitung von Präsentationen sowie Pflege und konzeptionellen Weiterentwicklung Intranet- und Internetauftritts
• Mitwirkung bei abteilungsübergreifenden UKE-Projekten
• Eigenständige Bearbeitung der gesamten Korrespondenz (Posteingang/-ausgang, Fax- und E-Mailkommunikation) in deutscher und englischer Sprache
• Betreuung von Gästen und Besucher:innen
• Protokollführung bei Sitzungen und Meetings sowie Pflege themenbezogener Dokumentationen
• Organisation und Abwicklung von Dienstreisen für die Dekanin
• Terminmanagement inklusive Planung, Koordination und Vorbereitung von Besprechungen und Sitzungsunterlagen
• Verwaltung des Bürobedarfs (Bestellung, Annahme und Ausgabe) sowie Ablage und Wiedervorlage des allgemeinen Schriftgutes

Darauf freuen wir uns

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte:r, eine kaufmännische Ausbildung oder einen Hochschulabschluss im administrativen oder kaufmännischen Bereich. Alternativ können Sie uns auch mit gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen überzeugen.
• Berufserfahrung und Erfahrung in der Hochschulverwaltung sind wünschenswert.
• Sehr gute Kenntnisse der MS Office Anwendungen
• Gute Englischkenntnisse
• Ihre Kommunikations- und multikulturelle Sozialkompetenz, Ihr Organisationstalent und Verhandlungsgeschick sowie Ihr strukturierter und gewissenhafter Arbeitsstil und Flexibilität sind Ihre Stärken.

Das bieten wir

• Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände

Unser Auftrag: Wissen – Forschen – Heilen durch vernetzte Kompetenz

Hier bewerben im UKE

Wir freuen uns auf eine aussagekräftige Bewerbung bis zum 24. November 2025.

Kontakt zum Fachbereich
Holger Frase
+49 (0) 40 7410-51832
[email protected]

Kontakt zum Recruiting
Recruiting Team
+49 (0) 40 7410-52599

Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z.B. Impfausweis) nachzuweisen.

Wir leben Diversität und schätzen Vielfalt

Wir bieten ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, ethnischer und sozialer Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht. Dieses bestätigen wir mit dem Beitritt zur Charta der Vielfalt. Wir streben ausdrücklich eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an, insbesondere beim wissenschaftlichen Personal in Forschung und Lehre. Gleiches gilt im Falle einer Unterrepräsentation eines Geschlechts im ausschreibenden Bereich. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

• Hier mehr zum Thema Diversity im UKE erfahren

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