Job Description
Als Tochter der Helaba gehört die GWH gemeinsam mit der GWH Bauprojekte GmbH, der GWH Digital GmbH, der GWH WertInvest GmbH, der GGM Gesellschaft für Gebäude-Management mbH, der Systeno GmbH und GWH WohnWerk GmbH zu den Großen der Immobilienbranche. Unser Hauptgeschäft ist es, Menschen Räume zum Leben zu geben. Mit unseren rund 600 Mitarbeitenden bewirtschaften wir insgesamt 50.000 Wohnungen für alle Altersklassen und zu fairen Preisen.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Projekt- und Teamassistenz (m/w/d) Innovation, Sustainability & Projectoffice mit Spaß an der Zusammenarbeit im Team. Freuen Sie sich auf eine offene Unternehmenskultur bei einem sicheren Arbeitgeber, innovative Projekte und eine Work-Life-Balance, die Ihrer Karriere ganz neue Räume eröffnet.
Projekt- und Teamassistenz (m/w/d) Innovation, Sustainability & Projectoffice
Frankfurt | Vollzeit | Unbefristet
Die Stelle ist aufgeteilt in 75 % Projektassistenz und 25 % Teamassistenz.
Aufgaben Projektassistenz
- Assistenz bei der Planung, Steuerung und Umsetzung der Projekte im Projectoffice
- Zentraler Ansprechpartner in organisatorischen Themen und Schnittstelle zwischen Projectoffice, Projektleitung & Teams
- Übernahme administrativer Aufgaben, wie Terminmanagement oder Protokollierung, in Projekten des Projectoffice
- Aktive Gestaltung von eigenen Themenbereichen im Projectoffice
Aufgaben Teamassistenz
- Unterstützung, Koordination und Zuarbeit in organisatorischen und operativen Aufgabenstellungen der Abteilung
- Unterstützung im Besprechungsmanagement der Abteilung
- Sicherstellung und stetige Weiterentwicklung administrativer Abläufe der Abteilung
- Erfassung und Verwaltung der Baubestellungen sowie Unterstützung bei notwendigen Auftragserhöhungen und Budgetanpassungen
- Anlage und Pflege von Bauprojekten im SAP-System
- Überwachung des Gewährleistungsmanagements, Bearbeitung und Prüfung der Rechnungen
- Beantragung von Geschäftspartnernummern sowie von Umbuchungen und Nachbewilligungen
- Kommunikation und Abstimmung mit externen Firmen
- Monatliche Überprüfung und Abstimmung der Kosten und Rückstellungen in Abstimmung mit dem Technischen Projektmanager (m/w/d)
- Fachübergreifende Zusammenarbeit, insbesondere mit dem Technischen Immobilienmanagement
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung für Büromanagement bzw. gleichwertige Ausbildung oder mehrjährige gleichwertige Berufserfahrung
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office, idealerweise Erfahrung mit der Atlassian Suite (Jira & Confluence)
- Hohe Eigeninitiative, Belastbarkeit und sorgfältige Arbeitsweise
- Sicheres und freundliches Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
- Teamorientierung und selbstständige Arbeitsweise
- Organisationstalent mit der Fähigkeit zu planen und zu priorisieren
- Flexibilität, schnelles Denken und vorausschauendes Handeln
- Modernes Arbeitsumfeld: Virtuelle Teamarbeit, neueste Ausstattung inkl. iPads, mobiles Arbeiten und flexible Arbeitszeiten bei einer 37-Stundenwoche, lebensphasenbewusste Unternehmenskultur mit der Auszeichnung „audit berufundfamilie“ seit 2009.
- Willkommen im Team: Eigenverantwortlicher Aufgabenbereich mit kreativen Freiräumen. Gutes Betriebsklima und toller Kollegenzusammenhalt. Rund 85 % Weiterempfehlungsquote auf kununu.
- Perspektiven: Individuelle Förderung durch vielfältige Weiterbildungsangebote und regelmäßige Trainings.
- Attraktives Leistungspaket: Tarifgebundene Vergütung, jährliche Erfolgsbeteiligung, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersversorgung, 30 Tage Jahresurlaub zzgl. Heiligabend und Silvester, Deutschland-Ticket für 24 EUR im Monat.
- Mitarbeiterevents, Betriebliches Gesundheitsmanagement, Gesundheitstage, Förderung einer EGYM Wellpass Mitgliedschaft für Sport und Wellness.
- Reisekostenerstattung in Höhe von bis zu 0,66 EUR pro Kilometer bei Dienstfahrten mit dem privaten Pkw.
- Bei der Wohnungssuche können wir Sie unterstützen.