Job Description
Die Optima-Aegidius-Firmengruppe ist ein inhabergeführtes Familienunternehmen im Zentrum von München, das seit über 50 Jahren in fast allen Bereichen der Bestandshaltung und der Projektentwicklung im In- und Ausland sehr erfolgreich ist. Wir halten derzeit rund 200.000 qm Immobilien in guten Lagen im Wert von knapp 1 Mrd. € im Eigen- und Fremdbestand. Standorte sind München, Berlin, Dresden, Leipzig, Magdeburg, New York, Detroit, Kitzbühel, Palma de Mallorca, Fuerteventura und Cádiz.
Wir entwickeln Büro- und Wohnprojekte im In- und Ausland mit einem aktuellen Projektvolumen von rund 1,2 Mrd. € und stehen für ein erfolgreiches, dynamisches Wachstum mit erheblichen Perspektiven.
Ihre Aufgaben
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für unseren Firmensitz in München
eine/n Office Manager/-in (m/w/d).
Ihre Aufgaben
Sie sind das Gesicht eines modernen Arbeitgebers in einem repräsentativen Bürogebäude in zentraler Münchner Lage. Als erste Anlaufstelle für unsere Gäste, Geschäftspartner und Mitarbeitenden prägen Sie den ersten Eindruck maßgeblich mit. Wir suchen eine Persönlichkeit mit Ausstrahlung, Organisationstalent und einem Gespür für gehobene Umgangsformen. Sie sorgen für einen professionellen Empfang, koordinieren Termine, übernehmen administrative Aufgaben und halten den Empfangsbereich in Topform. Sie helfen weiter – ruhig, verbindlich, mit einem Lächeln.
Zu Ihren Aufgaben gehören:
- der Empfang und die Betreuung von Gästen für unseren Münchner Firmensitz.
- die allgemeine administrative Büroorganisation und Unterstützung des Tagesgeschäfts, wie beispielsweise analoger und digitaler Postumlauf und Rechnungsmanagement.
- die Telefonzentrale, d.h. die Entgegennahme und Weiterleitung der eingehenden Telefonate von Mietern, Eigentümern, Maklern, Handwerkerfirmen und weiteren Dienstleistern.
- die Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs.
- die Erledigung des anfallenden Schriftverkehrs.
- das Verwalten von Vorräten inklusive Bestellung (Büromaterial, Getränke etc.).
- das Terminmanagement.
- Berufserfahrung im Bereich Empfang / Rezeption / Sekretariat / Hotelfach (z.B. Hotellerie, Gastronomie).
- Stilsicheres Auftreten und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten.
- Organisationsstärke, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein.
- Sie haben sehr gute deutsche Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse (min C2).
- Sie sind sicher im Umgang mit MS-Office.
- Sie haben ein freundliches Auftreten und eine vorausschauende, selbststrukturierte Arbeitsweise.
- Hohe Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit sind für Sie selbstverständlich.