Job Description
Seit über 25 Jahren stellen wir Menschen in den Mittelpunkt unserer Arbeit. Unter dem Dach der ambulanten Pflege erbringt die PHÖNIX – Soziale Dienste – gemeinnützige GmbH Hilfen im Rahmen der Persönlichen Assistenz und Eingliederungshilfe.
Wir haben unseren Hauptsitz in Berlin-Spandau, doch unsere mehr als 200 Mitarbeitenden sind in ganz Berlin unterwegs, um Menschen mit unterschiedlichsten Einschränkungen zu versorgen, zu pflegen und sozialpädagogisch zu begleiten. Für unsere Arbeit sind dabei die individuelle Selbstbestimmung und der Erhalt der persönlichen Lebensqualität in gewohnter häuslicher Umgebung von zentraler Bedeutung. Gegenseitige Akzeptanz, Vertrauen und Respekt sind Grundlagen unseres professionellen Alltags.
Werde auch Du Teil der PHÖNIX – Soziale Dienste – g GmbH und beginne bei uns als
Assistenz der Fachbereichsleitung (m/w/d)
Als rechte Hand der Fachbereichsleitung (PDL) sorgst Du dafür, dass im Hintergrund alles rundläuft. Du übernimmst organisatorische, koordinative und administrative Aufgaben und hältst der Fachbereichsleitung im Alltag den Rücken frei.
Mit Deinem Organisationstalent, Deiner Zuverlässigkeit und Deinem Blick für das Wesentliche trägst Du entscheidend dazu bei, dass Abläufe effizient sind, Informationen fließen und das Team gut zusammenarbeitet.
Zu Deinen Aufgaben gehören insbesondere:
- Unterstützung der Fachbereichsleitung bei der Planung, Organisation und Steuerung von Arbeitsabläufen.
- Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Besprechungen, inkl. Protokollführung und Nachverfolgung von Maßnahmen.
- Übernahme der Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsunterlagen.
- Ansprechpartner:in für Mitarbeitende und externe Partner:innen bei organisatorischen Fragen.
- Interne Informationsweitergabe, z. B. Rundmails, Besprechungsprotokolle oder interne Listen.
- Erstellung von Bescheinigungen, Listen oder Auswertungen.
- Unterstützung bei internen und externen Prüfungen, z. B. Vorbereitung von MD-Prüfungen oder Zusammenstellung erforderlicher Dokumente
- Terminkoordination, Bearbeitung von E-Mails und Dokumentenverwaltung.
- Kommunikation und Abstimmung mit internen Bereichen wie Personal, Verwaltung und Buchhaltung.
- Mitarbeit bei der Qualitätssicherung durch Pflege und Aktualisierung von qualitätssichernden Dokumenten (z. B. Verfahrensanweisungen) sowie Mitwirkung an der Umsetzung gesetzlicher und interner Qualitätsvorgaben.
- Unterstützung bei Projekten und internen Organisationsprozessen.
- Du bringst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Bürokauffrau/-mann oder Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte:r mit.
- Du besitzt Organisationstalent mit strukturierter und eigenständiger Arbeitsweise.
- Verantwortung zu übernehmen und Dinge aktiv mitzugestalten.
- Diskretion, Kommunikationsstärke und Teamgeist.
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
- Wir bieten ein faires und leistungsgerechtes Gehalt sowie eine planbare Arbeitszeit von Montag bis Freitag.
- Ein Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge sowie für das Job-Ticket der BVG kommen obendrauf – so kommst Du auch ohne Führerschein entspannt zur Arbeit.
- Wir legen ein besonderes Augenmerk auf eine fundierte Einarbeitung, Fortbildungen, Teamrunden und Supervisionen, sodass jedes Thema seinen Platz finden kann.
- Deine Stimme zählt: Wir sind offen für neue Ideen und freuen uns über Dein Feedback, um gemeinsam besser zu werden.