Job Description
Sie möchten im Bereich der Aufsicht des öffentlich-rechtlichen Rundfunks tätig werden und dabei unmittelbar mit Entscheidungsträgern/innen zusammenarbeiten? Sie behalten den Überblick, wenn es dynamisch wird, und haben Freude daran, als verlässliche/r Allrounder/in das Backoffice souverän zu steuern? Dann verstärken Sie unser Team als Sachbearbeiter/in mit Schwerpunkt Assistenz und Backoffice-Management.
In der Gremienvorsitzendenkonferenz (GVK) beraten Vertreter der Aufsichtsorgane aller ARD-Anstalten Themen der Aufsicht und Medienpolitik. Ziel ist die Koordinierung der Tätigkeit der Aufsichtsgremien im föderalen Verbund und die Beratung der Intendantenkonferenz in Grundsatzfragen. Perspektivisch kommen eigene Aufsichtsaufgaben im Programmbereich hinzu.
Ein motiviertes und eingespieltes Team, das sich auf eine erfahrene, organisierte und kommunikative Persönlichkeit freut. Bei uns erwartet Sie ein vielseitiges und anspruchsvolles Aufgabengebiet, in dem Sie Verantwortung übernehmen, Prozesse aktiv mitgestalten und dazu beitragen, dass in einem zentralen Bereich der ARD alles rund läuft.
- Eigenverantwortliches Handling des Back-Offices der Geschäftsstelle der GVK, insbesondere vorausschauende Terminplanung, Fristenkontrolle, laufende Datenpflege (Mitgliederverzeichnisse, Übersichten), Rechnungsbearbeitung über SAP, Organisation von Dienstreisen (Planung, Buchung, Abrechnung), Hotel-/Raumbuchungen sowie Beschaffung von Büromaterial
- Begleitung von anspruchsvollen Sitzungen virtuell und in Präsenz (mit Dienstreisen verbunden) sowie organisatorische Unterstützung des Referententeams bei der Vor- und Nachbereitung zahlreicher Sitzungen
- Pflege und Weiterentwicklung einer Plattform für den Dokumentenaustausch, inkl. regelmäßiger Uploads
- Einholen und Erteilen von Auskünften (insbesondere gegenüber den Gremienbüros der ARD) sowie Vorbereitung von E-Mails und Anschreiben
- Kommunikation mit ARD-internen Stakeholdern, Gremienbüros und externen Ansprechpartnern in Verbänden und Staatskanzleien
- Sorgfältiges Korrekturlesen von Sitzungsunterlagen (z. B. Briefings, Protokolle) sowie Mitwirkung an Publikationen wie dem Newsletter
- Koordination von allgemeinen Zuschriften und Beschwerden zu Fragen der Aufsicht
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Office- oder Assistenzbereich
- Erfahrung in einer behördenähnlichen Arbeitsumgebung von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS Office sowie digitalen Tools für papierloses, virtuelles Arbeiten
- Genauigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Verbindlichkeit und ausgeprägte Serviceorientierung
- Freude daran, in einem dynamischen Team das Backoffice zuverlässig am Laufen zu halten
- Sehr gutes Sprachgefühl und exzellente Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
- Freundliches, souveränes Auftreten und ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
- Interesse an medienpolitischen und aufsichtsrechtlichen Fragestellungen
- Wünschenswert: Erfahrung mit SAP-Anwendungen sowie weiterführende Qualifikation im Bereich Kommunikation, KI und Bürosoftware
- Faire tarifliche Bezahlung
- Attraktive Arbeitszeit- und Homeoffice-Regelungen
- Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Kantine
- Kinderbetreuungsangebote
- Betriebliches Gesundheitsmanagement