Job Description

Sie möchten die digitale Transformation im Bildungsbereich aktiv mitgestalten? Sie freuen sich, Ihre eigenen Ideen einzubringen und mit Ihrer Arbeit einen gesellschaftlichen Beitrag zu leisten. Sie bringen mit uns die Digitalisierung der Hochschulzulassung voran? Sie unterstützen die Digitalisierung unserer Stiftung und Agilität unseres Verwaltungshandelns? Sie wünschen sich ein Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und vielen Veränderungsmöglichkeiten?

Dann werden Sie Teil der Stiftung für Hochschulzulassung!

Als Stiftung öffentlichen Rechts sind wir Dienstleisterin für Studieninteressierte, Hochschulen und alle 16 Bundesländer. Über unsere Online-Plattform unter www.hochschulstart.de bewerben sich bereits jetzt jährlich rund 400.000 Studieninteressierte um Studienplätze in ganz Deutschland.

Wir treiben die Digitalisierung im deutschen Bildungssektor aktiv voran. Gemeinsam mit unseren über 150 Beschäftigten bauen wir unser Serviceportfolio immer weiter aus. Aktuell entwickeln wir ein modernes, zukunftsorientiertes und noch leistungsfähigeres Online-Zulassungsverfahren für Studienplätze. So fördern wir die Bildungsgerechtigkeit in Deutschland.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist an unserem Hauptsitz in Dortmund eine Stelle als

Antragsmanager/in im Antragsmanagement (m/w/d)
zu besetzen.

Zu Ihren Aufgaben gehört u.a.

• Die Prüfung von Zulassungsanträgen mitsamt selbstständiger Entscheidung (auch über Zusatzanträge) nach den einschlägigen Rechtsgrundlagen der Bundesländer.
• Im Rahmen der Antragsbearbeitung die umfassende Beratung von Bewerbenden in bundesweit zulassungsbeschränkten Studiengängen.
• Information der Bewerbenden über Antragsmängel.
• Die schriftliche und telefonische Beratung bezüglich Antragstellung, den Ablauf des Verfahrens und Erläuterung der Verfahrensergebnisse.
• Die Bearbeitung von Beschwerden und Petitionen.
• Die Rücknahme von Zulassungsbescheiden.
• Die Erledigung des mit dem Aufgabengebiet zusammenhängenden Schriftverkehrs.
• Erstellung von Informationen zur Aufgabenerfüllung des First-Level-Supports
• Mitarbeit bei der Organisation und Durchführung von Informations- und Schulungsveranstaltungen zum Zentralen Verfahren für interne und externe Stakeholder.
• Entwicklung und Beschreibung von Anforderungen für das Anforderungsmanagement zur Weiterentwicklung von Hochschulstart und des Antragsmanagements
• Entwicklung von User-Stories (User-Story-Designer)
• Mitarbeit bei Projekten

Ihr Profil:

• Ein erfolgreich abgeschlossenes Universitäts- oder Fachhochschulstudium (BA, MA, etc.).
• Gute Kenntnisse auf dem Gebiet der allgemeinen Datenverarbeitung (MS Windows, MS-Office, etc.).
• Beratungskompetenz sowie ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit (insbesondere gewandte und verbindliche Umgangsformen).
• Sie handeln ergebnis- und zielorientiert, arbeiten gern in agilen Teams.
• Dienstleistungsorientierung haben Sie im Sinne des Gemeinwohls fest im Blick. Sie versuchen, Verwaltungsprozesse effizient zu gestalten und im Sinne einer agil arbeitenden Stiftung des öffentlichen Rechts mit hoher Kundenorientierung zu verändern.
• Der Change-Prozess, den die Stiftung für Hochschulzulassung gerade durchläuft, ist für Sie eine Herausforderung, der sie offen gegenüberstehen und die sie aktiv mitgestalten wollen.
• Die Fähigkeit, komplexe und umfangreiche Sachverhalte zielgruppenorientiert aufzubereiten zeichnet Ihre Arbeitsweise aus.
• Sicheres und freundliches Auftreten sowie die Fähigkeit, Sachverhalte gegenüber unterschiedlichen Zielgruppen transparent und verständlich darzustellen.
• Ein hohes Maß an Belastbarkeit und die Bereitschaft, etwaige (temporäre) Arbeitsspitzen ggf. durch Mehrarbeit zu kompensieren.
• Selbstständige Arbeitsweise und eine ausgeprägte Eigenmotivation.

Von Vorteil sind:

• Kenntnisse im Bereich des Hochschulzulassungswesens.
• Kenntnisse im Bereich der öffentlichen Verwaltung.

Wir bieten Ihnen:

• Ein zunächst auf zwei Jahre befristetes Beschäftigungsverhältnis.
• Eine Bezahlung in Abhängigkeit der Erfahrung nach Entgeltgruppe 9B des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L).
• Eine umfassende fachliche Einarbeitung in die Aufgaben und Strukturen der Stiftung.
• Möglichkeiten zur flexiblen, selbstbestimmten Arbeitszeitgestaltung (Flexible Arbeitszeit, remote work, Teilzeit) im Rahmen der festgelegten Servicezeiten.
• Eine zusätzliche Altersversorgung (VBL), ergonomische Büroausstattung sowie betriebsärztliche Versorgung.
• Umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten.
• Ein freundliches, humorvolles, engagiertes und kreatives Team, das sich auf Sie freut.
• Fachlichen, kollegialen Austausch und genug Platz für Ihre Ideen und Stärken.
• Ein veränderungsbereites Umfeld sowie Führungskräfte, die sich auf eine Zusammenarbeit mit Ihnen freuen.

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher Bewerbungen von allen Menschen, unabhängig von beispielsweise Religion, geschlechtlicher Identität oder ethnischer Herkunft. Die Stiftung für Hochschulzulassung verfolgt das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern. Bewerbungen von Frauen werden daher ausdrücklich willkommen geheißen. Auswahlentscheidungen erfolgen unter Berücksichtigung des Landesgleichstellungsgesetzes NRW. Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen.

Für weitere Auskünfte zum Beschäftigungsverhältnis steht Ihnen die Leiterin der Abteilung Personal und Recht Frau Anja John (0231/1081-2160) zur Verfügung. Sollten Sie Fragen zum Inhalt der Tätigkeit haben, können Sie sich gerne an die Leiterin des Teams Antragsmanagement (Frau Kerstin Lütge-Varney (0231/1081-1085) wenden.
Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen, senden Sie bitte als PDF (eine Datei, max. 5 MB) bis zum 03.11.2025 unter Angabe der Kennziffer 2025-024 an:

[email protected]

Unsere Datenschutzinformationen finden Sie unter folgendem Link: https://www.hochschulstart.de/fileadmin/media/stellenausschreibung/DS-Informationen_f%C3%BCr_Stellenbewerbungen.pdf

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