Office Manager/in Assistenz (m/w/d) (Vollzeit)

HTB Hanseatische Fondshaus GmbH

  • Bremen
  • Post Date: 3. October 2025
Job Description

Wir, die HTB Hanseatische Fondshaus GmbH, Bremen, sind eine von der Bundesanstalt für Finanzdienstleis­tungsaufsicht (BaFin) zugelassene, etablierte und wachsende Kapitalverwaltungsgesellschaft (KVG) im Finanzdienst­leistungsbereich. Neben der Auflage eigener geschlossener Alternativer Investmentfonds (AIF) ist die Gesellschaft als Service-KVG in den Bereichen Immobilien, Private Equity sowie erneuerbare Energien tätig. Zur weiteren Verstärkung des Teams suchen wir Sie als

Office Manager/in Assistenz (m/w/d) (Teilzeit/Vollzeit)


  • Officemanagement: Organisation und Etablierung dauerhaft funktionierender Routinen für den reibungslosen Ablauf im Office
  • Empfang: Sie sind der erste Ansprechpartner und das erste Gesicht für alle unsere Gäste vor Ort
  • Kommunikation: Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie E-Mails und die Führung von Telefonaten
  • Projektmanagement: Planung und Koordination von Meetings sowie Projekten, Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen
  • Finanzverwaltung/Recht: Verwaltung von Rech­nungen, vorbereitende Buchhaltung und die Kommunikation mit dem Steuerberater, Rechtsan­wälten und dem Notariat
  • Personalverwaltung: Unterstützung bei der Planung/Durchführung von Bewerbungsgesprä­chen, dem Onboarding neuer Mitarbeiter/innen sowie der Verwaltung von Personalakten
  • Termin- und Reisemanagement: Koordination von Terminen, Buchung und Organisation von Geschäftsreisen
  • Administration: Erstellen von Berichten, Präsen­tationen, Verfassen von Korrespondenzen, das Organisieren und Archivieren von Dokumenten sowie Dateien
  • Kundenbetreuung: Verwaltung von Geschäfts­partneranfragen sowie die Unterstützung des Vertriebsteams

  • Sie verfügen über mehr als 3 Jahre Erfahrung in einer Verwaltungsposition im Assistenzbereich.
  • Sie haben Ihre Ausbildung idealerweise im juristischen oder kaufmännischen Bereich erfolgreich abgeschlossen (z.B. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte oder Bürokaufleute).
  • Sie sind außergewöhnlich gut organisiert, proaktiv, selbständig, äußerst praktisch veranlagt und achten auf Details.
  • Sie sind bereit, Ihre ausgeprägten Management- und Organisationsfähigkeiten einzusetzen und sind gleichzeitig sehr service- sowie lösungs­orientiert.
  • Sie ergreifen gerne die Initiative und übernehmen die Verantwortung für Aufgaben mit wenig Aufsicht.
  • Sie können mit vertraulichen Informationen integer umgehen und wissen, dass Diskretion der Schlüssel ist.
  • Sie kommunizieren klar und effektiv und sprechen fließend Deutsch, sowohl in Wort als auch in Schrift, Englisch ist wünschenswert.
  • Sie verfügen über sehr gute PC-Kenntnisse (Office, Outlook, Word, Excel und PowerPoint).

  • ein unbefristetes Arbeitsverhältnis
  • kostenlose Getränke
  • die Möglichkeit, das Unternehmen mitzugestalten
  • eine angenehme Arbeitsatmosphäre in einem kollegialen und dynamischen Team
  • einen modernen Arbeitsplatz
  • eine gute Verkehrsanbindung
  • ein Ticket für den ÖPNV/Fahrtkostenzuschuss
  • Option auf ein E-Bike-Leasing
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