Institutsassistent:in (w/m/d)

Forschungszentrum Jülich GmbH

Job Description

Sie möchten durch Ihre Arbeit einen Beitrag zur Energiewende in Deutschland leisten? Unser erfolgreichesTeam braucht Sie, um die Strukturen für exzellente Wissenschaft zu festigen. Wenn Sie Freude anspannenden Themen haben und etwas bewegen wollen, dann sind Sie am Helmholtz-Institut Erlangen-Nürnberg (HI ERN) genau richtig! Das HI ERN ist als IET-2 ein Institutsbereich des Forschungszentrums Jülich und bildet das Kernstück einer engen Partnerschaft zwischen dem Forschungszentrum Jülich, demHelmholtz-Zentrum Berlin für Materialien und Energie sowie der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg am Standort Erlangen. Unterstützen Sie uns dabei, erneuerbare Energien klimaneutral, nachhaltigund kostengünstig nutzbar zu machen! Weitere Informationen zum HI ERN und seinen zukunftsweisendenForschungsschwerpunkten finden Sie auf hi-ern.de.

Verstärken Sie diesen Bereich zum nächstmöglichen Zeitpunkt als

Institutsassistent:in (w/m/d)
in Vollzeit oder Teilzeit (mindestens 30 Stunden / Woche)


Haben Sie schon mal Wissenschaftler:innen gesehen, die im Admin-Dschungel klar­kommen? Damit bei uns alles reibungslos läuft, brauchen wir Sie! Als Teil des 13-köpfigen Teams in der Administration tragen Sie dazu bei, unsere etwa 200 wissen­schaft­lichen Kolleg:innen zu unterstützen, und arbeiten nach einer Einarbeitungs­phase daran mit, unsere internen Abläufe kontinuierlich weiterzuentwickeln. Ihre abwechslungs­reichen Aufgaben im Detail:

  • Pflege von internen Datenbanken, die für die Abläufe innerhalb der Administration von zentraler Bedeutung sind (z. B. Publikationsdatenbank, Personalübersichten, ausgegebene IT-Hardware)
  • Verwaltung von IT-Hardware in enger Absprache mit dem technischen IT-Support vor Ort, Zuweisung von E-Mail-Konten und Lizenzen
  • Anmeldung von Master- und Bachelorarbeiten an der kooperierenden Universität, Raumplanung für Vorlesungen
  • Administrative Begleitung internationaler Gastwissenschaftler:innen
  • Prüfung der Zeitaufschreibung in den wissenschaftlichen Abteilungen und Projekten sowie von Dienstreiseanträgen und -abrechnungen der Mitarbeitenden
  • Organisatorische Vor- und Nachbereitung von internen und externen Meetings (inklusive des Einholens von Angeboten zur Bewirtung, Hotelbuchung etc.), Terminen und Workshops sowie wissenschaftlichen Veranstaltungen

  • Eine mit guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, z. B. als Kauffrau:Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement oder als Fremdsprachensekretär:in (alternativNachweis von Englischkenntnissen auf mindestens B2-Niveau) oder eine gleichwertige Qualifikation, idealerweise mit einschlägiger Berufserfahrung
  • Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word und Outlook
  • Ein gutes Verständnis von bzw. Kenntnisse in Abläufen in öffentlichen (Forschungs-)Einrichtungen oder im Hochschul- bzw. Universitätsumfeld wünschenswert
  • Kundenorientierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit, auch in komplexen Situationen lösungsorientiert zu handeln
  • Freude an verantwortungsbewusstem und eigenständigem Arbeiten als Teil eines Verwaltungsteams
  • Sehr gutes Kommunikationsvermögen in deutscher und englischer Sprache sowie sicheres und freund-liches Auftreten

Wir arbeiten an hochaktuellen gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzugestalten! Wir unterstützen Sie in Ihrer Arbeit durch:

  • Faire Vergütung: In Abhängigkeit von Ihren vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung erfolgt eine Eingruppierung im Bereich der Entgeltgruppe E 3 bzw. übertariflich E 5–8 TVöD-Bund. Alle Informationen zum TVöD-Bund finden Sie auf der Seite des BMI: go.fzj.de/bmi.tvoed. Die monatlichen Entgelte in Euro finden Sie gebündelthier: go.fzj.de/bmi.tvoed.entgelt.
  • Work-Life-Balance: Die Möglichkeit zum (orts-)flexiblen Arbeiten ist grundsätzlich nach Abstimmung undim Einklang mit den anstehenden Aufgaben und (Vor-Ort-)Terminen gegeben.
  • Urlaub: Sie erhalten bei uns 30 Tage Urlaub plus freie Brückentage (z. B. zwischen Weihnachten und Neujahr).
  • Flexibilität: Flexible Arbeitszeitmodelle inklusive vollzeitnaher Optionen ermöglichen eine individuelleGestaltung Ihrer Arbeitszeit. Mehr dazu finden Sie unter: go.fzj.de/vollzeitnah. In dieser Position können Sie zwischen Arbeitszeiten von mindestens 30 bis maximal 39 Arbeitsstunden / Woche wählen.
  • Perspektive: Nach einer zweijährigen Befristung ist es unser Ziel, Sie langfristig für uns zu gewinnen. Lassen Sie uns gemeinsam diese Zeit nutzen, um herauszufinden, wie gut wir zueinander passen.
  • Sinnstiftende Aufgaben: Die Position bietet verantwortungsvolle und abwechslungs­reiche Aufgaben inder Administration.
  • Wissen und Weiterbildung: Ihre Weiterentwicklung ist uns wichtig – wir fördern Sie gezielt und individuell.
  • Erfolgreichen Einstieg: Uns ist es wichtig, dass Sie schnell im Team ankommen und strukturiert in Ihre Aufgaben eingearbeitet werden. Zudem begleiten wir Sie von Beginn an und erleichtern Ihnen den Startdurch unsere Welcome Days und unseren Welcome Guide go.fzj.de/willkommen.
  • Zusätzliche Benefits: Profitieren Sie von attraktiven Zusatzleistungen, wie einer betrieblichen Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss. Zusätzlich zum Grundgehalt gibt es eine Jahressonderzahlung sowie vermögenswirksame Leistungen.

Neben spannenden Aufgaben und einem kollegialen Miteinander bieten wir Ihnen noch viel mehr: go.fzj.de/Benefits.

Dienstort: Erlangen

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