Job Description
Die Celstor GmbH ist ein junges, dynamisch wachsendes Unternehmen im Bereich großskaliger Batteriespeicherlösungen (BESS), die eine Schlüsselrolle in der Energiewende und der künftigen Netzstabilität einnehmen. Wir denken Energie neu – unternehmerisch, technologiegetrieben und mit einem klaren Fokus auf Wirtschaftlichkeit und Skalierbarkeit.
Geführt von den beiden Gründern und Gesellschaftern Sven Wendt und Eugen Eichmann, suchen wir nun eine starke Persönlichkeit als Assistenz der Geschäftsführung, m/w/d).
- Executive-Support auf C-Level: Proaktive Steuerung von Kalender, Prioritäten, Wiedervorlagen und Entscheidungsunterlagen für die Gründer.
- Sitzungsmanagement & Governance: Vorbereitung von Terminen/Boards, Agenda-Setting, Protokolle, To-Dos, Nachhalten von Beschlüssen und Fristen.
- Projektkoordination: Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Operations, Vertrieb, Finance und externen Partnern; Termin- und Aufgabenkoordination bis zur Umsetzung.
- Dokumenten- & Vertragsmanagement: Erstellung und Qualitätssicherung von Präsentationen, Verträgen, NDAs, Beschlussvorlagen; Struktur im DMS/Archiv.
- Kommunikation intern/extern: Professionelle Korrespondenz (DE/EN) mit Investoren, Banken, Kanzleien, Behörden, Netzbetreibern.
- Reise- & Eventmanagement: Planung, Buchung, Abrechnung; Organisation von Kundenterminen, Roadshows, Messen.
- Reporting & Analysen: Aufbereitung von KPI-Übersichten, Budget-/BWA-Basics, Timeline-Status; Vorbereitung von Entscheidungsbriefings.
- Prozess & Tools: Kontinuierliche Optimierung administrativer Abläufe; Pflege von CRM/ERP/Projekttools; Datenschutz- und Compliance-Sorgfalt.
- Abgeschlossenes Studium (z. B. BWL, Wirtschaftsrecht, Wirtschafts-/Kommunikationswissenschaften) oder vergleichbar.
- 5+ Jahre Erfahrung als Executive Assistant/Assistenz der Geschäftsleitung auf C-Level in wachstumsstarken, professionellen Umfeldern.
- Ausgeprägte Struktur- und Umsetzungsstärke, vorausschauendes Arbeiten, hohe Eigenverantwortung und Diskretion.
- Starke Kommunikations- und Textkompetenz (DE verhandlungssicher, EN sehr gut).
- Souverän im Umgang mit MS 365 (Outlook/Teams/SharePoint/PowerPoint/Excel), DMS/Signatur-Tools (z. B. DocuSign) sowie CRM/Projekttools (z. B. HubSpot/Asana/Jira).
- Grundverständnis in Vertrags-/Gesellschaftsabläufen (Fristen, Beschlüsse) und Finanzbasics (KPIs, Budgets, BWA-Logik).
- Hands-on-Mentalität, Belastbarkeit, absolute Vertrauenswürdigkeit.
Erfolgskriterien (KPIs)
- Termintreue & On-time-Delivery von Beschlüssen/To-Dos
- Qualität & Vollständigkeit von Unterlagen/Briefings
- Durchlaufzeiten in Freigaben/Unterschriften/Verträgen
- Spürbare Prozessverbesserungen (Abläufe, Tools, Templates)
- Professionelles Stakeholder-Feedback (Founder, Investoren, Partner)
- Eine Schlüsselrolle mit direkter Nähe zu den Gründern und echtem Gestaltungsspielraum.
- Moderne Arbeitsumgebung, kurze Entscheidungswege, klarer Qualitätsanspruch.
- Attraktives Vergütungspaket sowie persönliche Weiterentwicklung.