Job Description
Die IEA ist eine unabhängige, gemeinnützige Forschungsorganisation. Wir führen große internationale und nationale Vergleichsstudien zu Schülerleistungen und anderen Aspekten von Bildung durch, um Bildung weltweit zu erforschen, zu verstehen und zu verbessern. In der IEA Hamburg sind über einhundertfünfzig Mitarbeitende an der Planung und Durchführung der verschiedenen Studienaufgaben beteiligt, die von der Stichprobenziehung bis hin zur Datenanalyse reichen. Unsere Expertinnen und Experten bieten darüber hinaus eine breite Palette an Dienstleistungen im Zusammenhang mit internationalen und nationalen Erhebungen an.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit (30 Std./Woche) eine
Assistenz der Abteilungsleitung (w/m/d)
Abteilung Informations- und Kommunikationstechnologie Services (ICTS)
- Unterstützung der Abteilungsleitung bei der Planung, Koordination und Kontrolle der administrativen und operativen Vorgänge innerhalb der Abteilung
- Erstellung und Aufbereitung von Entscheidungsvorlagen und Reports
- Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung abteilungsinterner und abteilungsübergreifender Meetings und Workshops (inkl. Vorbereitung von Präsentationen und Protokollführung)
- Unterstützung der Abteilungsleitung in der schriftlichen und mündlichen Kommunikation nach innen und außen
- Sicherstellung der Weitergabe relevanter Informationen innerhalb der Abteilung
- Terminvereinbarung und -überwachung
- Vorbereitende Rechnungsprüfung
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder abgeschlossenes Studium
- Mehrere Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Position
- Gutes technisches Verständnis und schnelle Auffassungsgabe
- Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit den MS-Office-Programmen
- Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch
- Vorausschauendes Mitdenken und selbstständige, gewissenhafte Arbeitsweise
- Freude an Planung, Struktur, Standardisierung und reibungslosen Prozessen
- Hohe Dienstleistungsorientierung, Kommunikationsstärke und souveränes Auftreten sowie Teamfähigkeit
Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem netten Team mit flexiblen Arbeitszeiten und Freiräumen für eigenverantwortliches Agieren. Wir sind ein wissenschaftsnahes Forschungsinstitut mit internationaler Belegschaft. Als familienfreundliches Unternehmen (Hamburger Familiensiegel) bieten wir die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (40 %), ein jährliches Weiterbildungsbudget pro Mitarbeiter/in, Jobticket, betriebliche Altersvorsorge, eine Krankenzusatzversicherung und verschiedene Angebote zur Gesundheitsfürsorge. Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet, wir sind allerdings an einer längerfristigen Zusammenarbeit interessiert. Eine Vollzeitbeschäftigung (40 Std./Woche) ist ebenfalls denkbar.
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