Job Description
Mit 20 Niederlassungen in 13 Kernmärkten repräsentiert BMG mehr als drei Millionen Songs und Aufnahmen, darunter einige der ikonischsten Kataloge und Werke von führenden Künstler:innen und Songwriter:innen wie den Rolling Stones, Tina Turner, George Harrison, Blondie und vielen mehr. BMG ist eine hundertprozentige Tochter des internationalen Medien-, Dienstleistungs- und Bildungsunternehmens Bertelsmann, zu dem auch das Unterhaltungsunternehmen RTL Group und die Buchverlagsgruppe Penguin Random House gehören.
Deine Mission
In dieser Schlüsselposition unterstützt du das Team im Büro des CEO und CSO und trägst entscheidend zu einem reibungslosen Tagesgeschäft bei. Du unterstützt die Executive Assistants in administrativen Belangen und trägst maßgeblich zu effizienten Arbeitsabläufen und reibungslosen Prozessen bei. Diese Teilzeitstelle (30 Stunden/Woche) erfordert eine tägliche Anwesenheit vor Ort und bietet dir die Möglichkeit, deine organisatorischen Fähigkeiten in einem dynamischen Umfeld einzubringen.
Das sind deine Aufgaben
Reisekostenmanagement: Du bist verantwortlich für die Bearbeitung von Reisekostenerstattungen und koordinierst die Kommunikation mit den zuständigen Ansprechpartnern für alle reisebezogenen Anfragen.
Reiseplanung: Du übernimmst die zentrale Koordination und Verwaltung der Reise- und Urlaubsplanung, um einen reibungslosen Ablauf für das Führungsteam sicherzustellen.
Unterstützung bei Beschaffungsprozessen: Du hilfst bei der Durchführung von Beschaffungsprozessen und sorgst dafür, dass alle administrativen Aufgaben effizient erledigt werden.
Planung von Unternehmensveranstaltungen: Du unterstützt die strategische Planung und Organisation von Unternehmensveranstaltungen sowie Hospitality-Initiativen und trägst so zu einem positiven Image des Unternehmens bei.
Terminmanagement: Du unterstützt bei der effektiven Planung und Koordination von Terminen und Meetings, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten.
Das bringst du mit
Interesse an administrativen Aufgaben: Du hast eine ausgeprägte Leidenschaft für administrative Tätigkeiten und bringst bereits Erfahrung in einer unterstützenden Funktion mit, idealerweise in einem dynamischen, internationalen Umfeld.
Diskretion und Vertrauenswürdigkeit: Im Umgang mit sensiblen Informationen agierst du stets diskret und sicher, wobei du hohe Standards in Bezug auf Vertraulichkeit und Integrität einhältst.
Schnelle Einarbeitung in Software: Du bist versiert im Umgang mit digitalen Tools und kannst dich zügig in neue Softwarelösungen einarbeiten, insbesondere in den Bereichen Terminplanung, Beschaffung und Spesenabrechnung.
Detailorientierung und Proaktivität: Du arbeitest äußerst genau, zeigst Eigeninitiative und zeichnest dich durch ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Professionalität aus.
Ausgezeichnete Sprachkenntnisse: Du verfügst über sehr gute Kenntnisse in Deutsch und Englisch, sowohl mündlich als auch schriftlich.
Das bieten wir dir
- Ein modernes Office im Herzen Berlins
- Zahlreiche Benefits wie ein kostenloses BVG-Jobticket, eine vergünstigte Mitgliedschaft bei Urban Sports, Firmenrad-Leasing etc.
- Kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten durch Schulungen auf unseren internen Plattformen BMG Campus und Bertelsmann University
- Langfristige Karrierechancen für alle Mitarbeitenden
- Ein kooperatives Arbeitsumfeld mit einer offenen, wertschätzenden Gemeinschaft von Menschen, die alle dieselbe Leidenschaft für die Arbeit mit Künstler:innen und Songwriter:innen teilen
- Unsere einzigartige Unternehmenskultur basierend auf starken Werten und gegenseitiger Förderung, die uns zu einem großartigen Team machen