Job Description
Du möchtest deine Fähigkeiten und Erfahrungen im Office Management in einem jungen, leistungsmotivierten Team einbringen?
Du möchtest dich in einem Unternehmen engagieren, das die Digitalisierung im Payment maßgeblich gestaltet & begleitet?
Du möchtest Verantwortung übernehmen und Dein Wissen stetig ausbauen?
Dann sollten wir uns kennenlernen:
Starte bei uns in unserem Hamburger Büro!
- Vielfältig, da Dein Aufgabenbereich vom Aufsatz interner Kommunikationsformate (z.B. Newsletter, Firmenhandbuch, Jour fixe Präsentation) über die Organisation von Firmenevents bis hin zur Unterstützung der Finanzbuchhaltung sowie Mitwirkung im HR-Bereich reichen kann
- Vielfältig, da Dein Aufgabenbereich vom Aufsatz interner Kommunikationsformate (z.B. Newsletter, Firmenhandbuch, Jour fixe Präsentation) über die Organisation von Firmenevents bis hin zur Unterstützung der Finanzbuchhaltung sowie Mitwirkung im HR-Bereich reicht
- Team-orientiert, da Du eine zentrale Rolle in der Kommunikation und Koordination der Belange rund um das Team einnimmst
- Verantwortungsvoll, da Du ein zentraler Anlaufpunkt des Unternehmens bist
Folgende Aufgaben erwarten dich:
Verwaltung des Back-Office
- Erster Ansprechpartner für Mitarbeiter und Dienstleister
- Verantwortung des Terminmanagements (Koordinierung von Jahres- und Vorstellungsgesprächen, Onboardings, Events, Fortbildungen, externen Besuchern und Dienstleistern, ...)
- Übernahme der Firmenkorrespondenz und Sicherstellung der Ablage
- Einholung von Angeboten inkl. Recherche
- Management von Mitarbeiter-Zuwendungen (Deutschland-Ticket, Sportangebot)
- Durchführung von Bestellungen
- Verantwortung operativer Aufgaben im Fuhrpark-Management
- Koordination der Verpflegung von Mitarbeitern für Veranstaltungen
- Organisation von Geschenken (z.B. Geburtstagen)
- Erstellung und Versand interner Informationen (Newsletter)
- Betreuung der operativen IT-Aktivitäten am Standort (z.B. Datensicherung)
Unterstützung in der vorbereitenden Buchhaltung
- Unterstützung bei der Prüfung/Freigabe von Reisekosten
- Übernahme der Vertretung bei Abwesenheiten
(z.B. Abgabe von Steuerunterlagen, Rechnungsstellung)
Koordination von Veranstaltungen
- Betreuung des internen Austauschs (z.B. Jour fixe und Mitarbeiter-Werkstatt)
- Koordination von Offsites/Events
Ergänzende Aufgabenfelder
- Unterstützung im Recruiting (z.B. Terminkoordination)
- Pflege des Unternehmenshandbuchs
- Verantwortung der Aufgaben im Bereich Arbeitssicherheit
(z.B. Prüftermine, Behebung von Mängeln, Umsetzung von Unterweisungen, Koordination von Vorsorgen, Ersthelfer-Management)
- Du ein gut organisierter Teamplayer mit Hands-On-Mentalität und Entscheidungsfähigkeit sowie einem Gespür für Menschen bist
- Du bereits Berufserfahrungen im Office Management gesammelt hast und regelmäßig über den Rand Deiner Themen hinausschaust
- Du in professioneller Korrespondenz in Deutsch und Englisch überzeugst und das notwendige Handwerkszeug in Form der Microsoft Office Programme besitzt
- Du Erfahrungen in der vorbereitenden Buchhaltung mitbringst
- Du es gewohnt bist, eigenständig zu arbeiten und externe Dienstleister zielorientiert zu steuern
- Du neben Deiner Berufserfahrung vor allem Lernbereitschaft und die Fähigkeit mitbringst, Dich in neue Themen einzuarbeiten - denn wir wissen, dass nicht jeder alle genannten Voraussetzungen perfekt erfüllen kann
- Du in einem engagierten, interdisziplinären Team arbeiten möchtest, in dem sich die Kollegen aufeinander verlassen
- Du einen sicheren Arbeitsplatz in einer innovativen Wachstumsbranche suchst
- Du durch Fort- und Weiterbildungen in Deiner persönlichen Entfaltung unterstützt werden möchtest
- Für Dich ein Paket aus attraktivem Gehalt, neuester Technik (Laptop, Smartphone), weiteren tollen Vorteilen sowie gemeinsamen Events im Team interessant ist
- Du bei einer Teilzeitbeschäftigung sicher sein kannst, dass wir gemeinsam eine sinnvolle Priorisierung Deiner Aufgaben finden werden, die zu Deinen Stärken und Deiner verfügbaren Zeit passt