Job Description
Sie sind Office Assistent und suchen eine neue Herausforderung in der Verteidigungsindustrie? Sie üben Ihren Beruf mit Leidenschaft und Engagement aus und geben immer 100%? Wir auch! Randstad professional solutions ist spezialisiert auf die Vermittlung qualifizierter Fachkräfte. Die Zufriedenheit von Kunden einerseits und Kandidaten andererseits steht für uns an erster Stelle. Aktuell suchen wir am Standort Bremen eine kaufmännische Assistenz. Bewerben Sie sich jetzt einfach und schnell online! Wir legen Wert auf Chancengleichheit und begrüßen die Bewerbung von Menschen mit Behinderung.
- Organisation des Sekretariats, inkl. Koordination und Überwachung der Vorgänge im Sekretariat
- Unterstützung der Vorgesetzten bei administrativen und organisatorischen Aufgaben nach entsprechender Abstimmung
- Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial und -ausstattung sowie Organisation von Umzügen oder innerbetrieblichen Transporten
- Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen
- Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, -genehmigungen und -abrechnungen in SAP
- Administrative Vorbereitung und Planung von Konferenzen sowie Workshops
- Organisation von Reisen im In- und Ausland sowie Betreuung und Bewirtung von Gästen
- Erstellung von Präsentationen, Berichten und Übersichten
- Erledigung anfallender Korrespondenzen, inkl. Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten in Deutsch und Englisch
- Sichtung und Aufbereitung von E-Mails, Eingangs- und Ausgangspost sowie Verteilung nach Dringlichkeit und Zuständigkeit
- Verwaltung der Sekretariatsablage
- Protokollführung in Besprechungen
- Erstellung von Vorgaben für die Sekretäre im zugeordneten Bereich, z.B. Ablagestruktur
- Durchführung von Inventuren
- Fachliche Unterstützung und Entlastung der Vorgesetzten
- Unterstützung der Vorgesetzten im Rahmen von Projekten oder Abwicklung interner Klein-Projekte nach Abstimmung
- Koordination, Überwachung und Planung aller abteilungsinternen Termine und Terminplanung des Vorgesetzten
- Proaktive Zusammenarbeit und Abstimmung mit den restlichen Sekretariaten des Bereichs
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar
- Mehrjährige Erfahrung im Sekretariat
- Gute SAP-Kenntnisse
- Sehr gute Anwendungskenntnisse in MS Office
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Hohes Organisationsgeschick auch unter hoher Belastung
- Zielorientierte und selbstständige Arbeitsweise, hohe Einsatzbereitschaft und Eigeninitiative
- Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
- Team- und Kommunikationsfähigkeit
- Attraktives Gehaltspaket mit Weihnachts- und Urlaubsgeld
- Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge nach Probezeitende
- Urlaubsanspruch von bis zu 30 Tagen im Jahr
- Kompetenzausbau durch vielfältige e.learnings
- Offene Unternehmenskultur
- Monatlich wechselnde Rabattaktionen, z.B. für Sportbekleidung, Kosmetik, Schuhe und vieles mehr