Job Description
Wir unterstützen Einrichtungen des Gesundheitswesens dabei, dem Fachkräftemangel nachhaltig und verantwortungsvoll zu begegnen. Mit einer durchgängigen Bildungs- und Integrationskette ermöglichen wir die Gewinnung, Qualifizierung und Integration internationaler Fachkräfte aus einer Hand. Wir vermitteln qualifizierte Pflegefachkräfte, Hebammen sowie Physiotherapeuten an Kliniken, Pflegeheime und Reha-Zentren in Deutschland und Österreich.
Wir stehen für faire Partnerschaft, höchste Prozessqualität und Nachhaltigkeit. Als Mitglied der Gütegemeinschaft Anwerbung und Vermittlung von Pflegefachkräften aus dem Ausland e. V. (GAPA) tragen wir das RAL-Gütezeichen „Faire Anwerbung Pflege Deutschland“ für eine ethische, faire und transparente Anwerbung internationaler Pflegefachkräfte.
- Administrative und organisatorische Unterstützung (Office Management, Bestellungen, Reiseplanung, Hotelreservierungen, Postbearbeitung, Vertragsablage)
- Termin- und Kalenderverwaltung sowie Organisation von Meetings (intern und extern, inkl. Agenda, Protokolle, Follow-up)
- Sie fungieren als zentrale Kontaktperson für interne und externe Partner
- Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Fachabteilungen, Kunden, Partnern und Behörden
- Vor- und Nachbereitung von Unterlagen für die Geschäftsführung (z. B. Verträge, Präsentationen, Entscheidungsgrundlagen)
- Mitarbeit an internen Projekten und Sonderaufgaben, z. B. Recherchearbeiten, Marktanalysen oder KPI-Überwachung
- Sie gestalten und koordinieren abwechslungsreiche Events und Veranstaltungen
- Vertrauliches Dokumentenmanagement, Datenpflege und Vorbereitung von Verträgen und Gremienunterlagen
- Unterstützung im Tagesgeschäft durch Priorisierung und Strukturierung des Arbeitstags, Erinnerungsmanagement sowie Nachverfolgung von Aufgaben
- Optional: Begleitung zu Terminen, Protokollführung, inhaltliche Vorbereitungen oder Vertretung der Geschäftsführung in Abstimmungen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium im Bereich Wirtschaft oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erste Berufserfahrung in Assistenz- oder Office-Management-Funktionen von Vorteil
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, strukturierte Arbeitsweise und ein Auge fürs Detail
- Diskretion, Loyalität und souveräner Umgang mit vertraulichen Informationen
- Kommunikationsstärke in Wort und Schrift, sicheres Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
- Sehr gute Deutschkenntnisse (C1), gute Englischkenntnisse von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrungen mit Tools wie SharePoint oder Monday.com sind wünschenswert
- Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung im CEO Office
- Vielseitiges Aufgabengebiet mit Verantwortung und Gestaltungsspielraum
- Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und ein modernes Arbeitsumfeld
- Hybrides Arbeiten im Herzen von Frankfurt
- Entwicklungsperspektiven in einem wachsenden und sinnstiftenden Unternehmen