Job Description
Die Kühne-Stiftung wurde im Jahr 1976 von der Familie Kühne gegründet und ist eine der grössten Stiftungen im deutschsprachigen Raum. Als operative Stiftung mit Sitz in Schindellegi, Kanton Schwyz, Schweiz, engagiert sie sich in den Feldern Logistik, Medizin, Klima und Kultur. Als Teil ihres kulturellen Engagements errichtet die Stiftung in der Hamburger HafenCity auf dem Baakenhöft ein neues Opernhaus und wird es der Stadt Hamburg nach Fertigstellung mäzenatisch überlassen. Dieses kulturelle Großprojekt wird nicht nur einen architektonischen Meilenstein setzen, sondern auch einen bedeutenden Beitrag zur kulturellen Landschaft der Hansestadt leisten. Zur Umsetzung dieses einzigartigen Bauvorhabens hat die Kühne-Stiftung die Projektgesellschaft HSO Projekt gGmbH gegründet, welche durch ein zweiköpfiges Geschäftsführungsteam geleitet werden soll. In Ergänzung des Projektteams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort Hamburg eine Assistenz (w, m, d) für die HSO Projekt gGmbH (80-100%).
- Unterstützung des Projektteams im Tagesgeschäft bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
- Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von Gesellschafterversammlungen und Besprechungen; inkl. Fristenmanagement
- Protokoll und Nachverfolgung von Aufgaben und Vereinbarungen aus Besprechungen
- Abstimmung und Optimierung der Abläufe mit den betroffenen Schnittstellen (Gesellschafter, Planungspartner, Beiräte etc.)
- Führung der externen Korrespondenz mit Gesellschaftern, beauftragten Planungsbüros, Behörden und ausführenden Firmen
- Vor- und Nachbereitung von Vertragsdokumenten und Verhandlungen
- Pflege von Datenbanken, Organisation Dokumentenmanagement und Aufbau der Bürostruktur
- Sicherstellung, Koordination und Kommunikation aller administrativen Aufgaben innerhalb der Projektgesellschaft
- Organisatorische Unterstützung bei der Rekrutierung und beim Onboarding von neuen Mitarbeiter/-innen
- Unterstützung bei der Kosten- und Terminverfolgung des Gesamtprojektes in Abstimmung mit der Geschäftsführung
- Unterstützung bei der Rechnungsprüfung, Controlling und Prüfung Mittelabflussplanung
- Abgeschlossene Ausbildung zur Bürokauffrau/-mann oder abgeschlossenes Studium im betriebs- oder immobilienwirtschaftlichen Bereich oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, möglichst im Bau- oder Immobiliensektor
- Kenntnisse im Finanz- und Rechnungswesen
- Erfahrung in der der Zusammenarbeit mit vielfältigen Partnern und Dienstleistern, sowie komplexen Stakeholderstrukturen
- Hohe Problemlösungs- und Entscheidungskompetenz sowie eine proaktive Arbeitsweise und „hands-on“ Mentalität
- Selbständige Arbeitsweise, hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit, Organisationstalent
- Zuverlässigkeit, Diskretion und Loyalität und ein hohes Maß an Eigeninitiative und Stressresistenz
- Engagiertes, offenes, authentisches und souveränes Auftreten
- Sicherer Umgang mit allen MS-Office Anwendungen
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Hohe Gestaltungsmöglichkeiten
- Eigenverantwortliche Tätigkeit und Entwicklungsmöglichkeiten
- Mitarbeit an einem einzigartigen Bauvorhaben
- Umfeld mit hoher gesellschaftlicher Relevanz
- Büro im Herzen der HafenCity
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