Job Description
Die Fraunhofer-Gesellschaft betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungseinrichtungen und ist eine der führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. Rund 32 000 Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 3,4 Milliarden Euro.
Am »Center for Responsible Research and Innovation (CeRRI)« des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO in Berlin entwickeln wir Methoden und Strategien, um technologische Transformationsprozesse wie bspw. KI verantwortungsvoll zu gestalten. Für unsere Kunden aus Wirtschaft, Verwaltung und Politik identifizieren und bewerten wir neue technologische und gesellschaftliche Entwicklungen frühzeitig, schaffen die unternehmenskulturellen Voraussetzungen für Veränderung und unterstützen den Transfer von neuem Wissen in die Praxis.
Als Teil unseres zweiköpfigen Assistenz-Teams unterstützen Sie das CeRRI durch
- Assistenz der Leitung – Sie entlasten die Abteilungs- und Teamleiter*innen in allen administrativen und organisatorischen Themen, bereiten Termine vor und nach und übernehmen die Geschäftskorrespondenz sowie die Finalisierung von Berichten, Präsentationen und Veröffentlichungen in Deutsch und Englisch.
- Organisation interner Verwaltungsabläufe – Sie übernehmen die Projektbuchungen in SAP, unterstützen Beschaffungsprozesse, die Rechnungsstellung und die Abwicklung von Einstellungsprozessen.
- Professionelle Abwicklung des Büroalltags – Sie sorgen zuverlässig für einen reibungslosen Ablauf, inklusive Telefon, Post, (digitaler) Ablage, Materialbestellungen und interne Kommunikation.
- Empfang und Betreuung nationaler und internationaler Kunden – Sie repräsentieren das Fraunhofer IAO als erste Ansprechperson für Besucher*innen.
- Einarbeitung und Koordination studentischer Hilfskräfte – Sie übernehmen die Einarbeitung in unsere Prozesse und koordinieren die organisatorischen Aufgaben der Werkstudierenden.
- Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit Zusatzqualifikation im Assistenz-/Sekretariatsbereich
- Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Position, bevorzugt in Industrie oder Beratung
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Die Fähigkeit, selbstständig und stilsicher Texte zu formulieren
- Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel) und SAP
- Organisationstalent, Zuverlässigkeit und eine selbstständige Arbeitsweise
- Eigeninitiative sowie ein freundliches und professionelles Auftreten
- Freude an Teamarbeit in einem dynamischen und innovativen Umfeld
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Teamorientierung sowie Spaß an interdisziplinärer Zusammenarbeit
- Ein faires und transparentes Vergütungssystem
- Ein umfassendes Weiterbildungs- und Qualifizierungsangebot
- Flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten sowie Unterstützungsangebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- Weitere Benefits (u. a. vergünstigtes Deutschlandticket, Diensthandy – auch zur Privatnutzung – und betriebliche Altersvorsorge)