Job Description
Der Senator für Finanzen beabsichtigt, im Stab der Dienststellenleitung zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle unbefristet in Vollzeit oder Teilzeit zu besetzen:
Mitarbeiter*in (w/m/d) im Vorzimmerdienst
mit der Entgeltgruppe 8 TV-L bzw. Besoldungsgruppe A 8
Im Stab der Dienststellenleitung werden alle Belange des Senators für Finanzen und seiner Staatsrät*innen koordiniert und deren Aufgabenwahrnehmung unterstützt, von politischen Grundsatzangelegenheiten über Gremienarbeit, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit bis hin zum Vorzimmerdienst. Durch die räumliche Nähe bestehen personelle Überschneidungen und Vertretungsregelungen zwischen den Vorzimmern der Staatsrät*innen und den Vorzimmern der Abteilungsleitungen 2 (Haushalt, Kredit und Vermögen) und 3 (Personal- und Verwaltungsmanagement).
Die ausgeschriebene Stelle umfasst schwerpunktmäßig folgende Aufgaben:
- Büromanagement für die Abteilungsleitungen 2 und 3;
- Vertretung und Unterstützung in den Vorzimmern der Staatsrätin und des Staatsrates;
- Terminplanung, Postbearbeitung und -ablage, Besprechungsorganisation, -vor- und -nachbereitung, Planung und Abwicklung von Dienstreisen, allgemeine Büro- und Assistenzaufgaben;
- elektronische Vorgangsbearbeitung, Fristenüberwachung und Erstellung von Muster-Vorgängen im Dokumentenmanagement-System VIS.
Das bringen Sie mit:
- eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r (w/m/d), Kauffrau/-mann für Büromanagement (w/m/d) oder eine vergleichbare Qualifikation auf Niveau 4 des Deutschen Qualifikationsrahmens (DQR) oder die Befähigung für die Laufbahngruppe 2, erstes Einstiegsamt;
- nachgewiesene Erfahrungen im Büromanagement sowie in der elektronischen Vorgangsbearbeitung.
Ferner freuen wir uns über:
- Erfahrungen im Vorzimmerdienst sowie idealerweise Kenntnisse und Erfahrungen im Dokumentenmanagement-System VIS;
- allgemeine Verwaltungskenntnisse und Organisationsgeschick;
- ausgeprägte mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit, hohe Serviceorientierung, Flexibilität und Teamfähigkeit;
- Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit, Belastbarkeit und Diskretion;
- Bereitschaft zur Teilnahme an Fortbildungsmaßnahmen im Arbeitsgebiet.
Die Freie Hansestadt Bremen bietet Ihnen eine sinnstiftende, gemeinwohlorientierte Tätigkeit, einen krisenfesten und sicheren Arbeitsplatz, flexible und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle, ortsflexible Arbeitsmöglichkeiten sowie Firmenfitness. Der Senator für Finanzen hat seinen Hauptsitz in Citylage mit guter Nahverkehrsanbindung.
Allgemeine Hinweise
Schwerbehinderten Menschen wird bei einer Bewerbung bei im Wesentlichen gleicher fachlicher und persönlicher Eignung der Vorrang gegeben.
Bewerbungen von Menschen mit einem Migrationshintergrund werden begrüßt.
Als Bewerbungsunterlagen senden Sie uns bitte neben Ihrem Anschreiben einen tabellarischen Lebenslauf, den Nachweis der geforderten Qualifikation sowie eine Beurteilung bzw. ein Arbeitszeugnis, das nicht älter als ein Jahr ist. Fotos sind nicht beizufügen. Bei postalischer Bewerbung reichen Sie Ihre Unterlagen bitte ausschließlich in kopierter Form und ohne Mappen ein, bei Online-Bewerbung bitte in Form einer PDF-Datei.