Job Description
Über uns: Wir sind spezialisiert auf die Herstellung von LED-Videowalls für Einsatzbereiche wie Sport, Einzelhandel, Werbung und TV-Studios. Mit Standorten in Koblenz (Vertrieb und Verwaltung) und Edingen-Neckarshausen (Technik und Service) sowie einem engagierten Team von 15 Mitarbeitern befinden wir uns auf Wachstumskurs. Dabei setzen wir auf modernste Technologie und individuelles Design, um unseren Kunden maßgeschneiderte und innovative Lösungen zu bieten. Als Teil einer Unternehmensgruppe mit über 200 Mitarbeitenden profitieren wir von Synergien und der Möglichkeit, größere Projekte im Verbund zu realisieren.
Unsere DNA: Bei uns arbeitest Du in einer kleinen, schlagkräftigen Truppe mit flachen Hierarchien – hier berichtet jeder direkt an den Geschäftsführer. Eigenverantwortliches Arbeiten ist nicht nur erwünscht, sondern wird gefördert. Gemeinsame Mittagessen und regelmäßige Teamevents, wie ein Aufenthalt in Kroatien oder der Besuch des SAP Gardens in München, sorgen dafür, dass der Teamgeist nie zu kurz kommt.
Wir wollen unser Team ab sofort verstärken und suchen für unseren Standort in Koblenz eine/n
Office Manager / Kaufmännische Assistenz (m/w/d) in Vollzeit
- Organisation und Abläufe: Du übernimmst federführend alle organisatorischen Themen, ergreifst vorbereitende Maßnahmen und sorgst dafür, dass Prozesse laufen und die allgemeine Orga bei Videowall reibungslos funktioniert
- Koordination: Du stimmst interne Termine und Absprachen ab – auch gruppenweit, behältst die Unternehmenspostfächer im Blick, bearbeitest Ein- und Ausgangspost und bist erste Anlaufstelle am Telefon
- Reisemanagement und Bürobedarf: Du buchst Hotels für unsere Techniker, organisierst Dienstreisen und kümmerst Dich um Bestellungen rund um den Büroalltag
- Rechnungsmanagement: Du prüfst Eingangsrechnungen, pflegst sie ins CRM-System und gibst sie zur Zahlung frei. Ausgangsrechnungen erstellst Du auf Basis vorliegender Aufträge
- Zahlungsläufe und Kasse: Du überwachst offene Posten, bereitest Zahlläufe vor und unterstützt bei Reports. Kassenbelege und Kreditkartenabrechnungen prüfst Du und bereitest sie buchungsfertig für die externe Buchhaltung auf
- Vorbereitende Lohnbuchhaltung: Du pflegst Personalstammdaten in Personio, sammelst abrechnungsrelevante Infos und übergibst sie an unser externes Lohnbüro
- Kaufmännische Ausbildung: Du hast eine abgeschlossene Ausbildung, z. B. als Kaufmann für Bürokommunikation, Groß- und Außenhandelskaufmann oder Industriekaufmann (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
- Organisationstalent: Du behältst auch bei vielen Aufgaben den Überblick, koordinierst souverän Termine und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles läuft
- Kommunikation: Du sprichst fließend Deutsch (C1) und verfügst über gute Englischkenntnisse (B2). Du kommunizierst offen und gerne – intern wie extern
- Kaufmännische Erfahrung: Du hast bereits Erfahrung im Office-Management gesammelt – idealerweise auch in der vorbereitenden Buchhaltung und Lohnabrechnung
- Zahlenaffinität & Sorgfalt: Du hast ein gutes Gespür für Zahlen und erkennst Zusammenhänge schnell. Sorgfalt und Genauigkeit sind für Dich selbstverständlich – Du verlässt Dich nicht blind auf Systeme, sondern prüfst und hinterfragst
- Digitales Mindset: Du fühlst Dich in einer digitalen Arbeitswelt zu Hause, arbeitest sicher mit Office 365 und hast idealerweise schon mit CRM-Systemen, ERP-Tools oder Personio gearbeitet oder zumindest keine Berührungsängste
- Teamplayer: Du arbeitest gerne bereichsübergreifend mit Vertrieb und Technik, unterstützt aktiv – und bringst das gewisse „Kümmerer-Gen“ mit, das den Unterschied macht
- Attraktive Vergütung: Wir zahlen 12 Gehälter sowie eine jährliche Bonuszahlung, die sich am Geschäftserfolg des Unternehmens orientiert
- Urlaub: 30 Tage jährlich
- Zusatzleistung: Unterstützung bei der betrieblichen Altersvorsorge (BAV)
- Flexibles Arbeiten: Du arbeitest in einem flexiblen Gleitzeitmodell mit Kernarbeitszeit von 09:00 bis 16:00 Uhr. Präsenz ist uns wichtig – Home-Office ist nach Absprache möglich. Auch eine 4-Tage-Woche ist denkbar
- Modernes Arbeitsumfeld: Attraktiver Arbeitsplatz in einer Villa am Rhein mit höhenverstellbaren Schreibtischen und moderner Ausstattung – Du entscheidest, ob Du mit einem Mac oder einem Windows-Gerät arbeiten möchtest
- Weiterbildung: Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
- Corporate Benefits: Attraktive Einkaufsvorteile und Mitarbeiterangebote
- Verpflegung: Voll ausgestattete Mitarbeiterküche, kostenlose Getränke und einen modernen Kaffeevollautomaten