Job Description
WIR SUCHEN EINE
Verwaltungskraft (m/w/d)
für das Sachgebiet 61.36 Grundsatzangelegenheiten im Bereich 61.3 Bauordnung für den Fachbereich Planen und Stadtentwicklung.
Wir suchen eine Verwaltungskraft für den Einsatz zunächst in der Akteneinsicht.
Zu den Aufgaben zählen im Wesentlichen:
- Organisation und Betreuung der Akteneinsicht, einschließlich Terminvereinbarung, Beratung von Kund*innen sowie Abstimmung mit internen Stellen
- Prüfung und Bearbeitung von Anträgen, Nachforderung fehlender Unterlagen, Schriftverkehr mit Kund*innen (auch per E-Mail)
- Vorbereitung, Sortierung und Ablage von Unterlagen zur Akteneinsicht, inkl. Erfassung in ProBauG und Erstellung von Kostenbescheiden
- Versand und Archivierung von Unterlagen und Akten, inkl. selbstständiger Aktenanlage und -pflege
- Erstellung von Gebührenbescheiden für erfolgte Akteneinsichten
Es besteht die Möglichkeit, dass auch ein Einsatz in der Bauantragserfassung und/oder Registratur erfolgt.
- eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung vorzugsweise als Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellte*r für Medien- und Informationsdienste - Archiv oder Information und Dokumentation oder Rechts- und Notarfachangestellte*r
- daneben können sich auch Personen bewerben, die über einen erfolgreichen Abschluss des Angestelltenlehrgangs I oder einen gleichwertigen Abschluss verfügen
- wünschenswert ist eine nachgewiesene mehrjährige Berufserfahrung vorzugsweise in einem Archiv oder in der Registratur sowie Fortbildungen als Fachkraft für Büro- und Projektorganisation (IHK), Archiv- oder Registraturwesen oder eine Dokumentenmanagement-Weiterbildung
Darüber hinaus verfügen Sie über folgende Fähigkeiten und Kompetenzen
- Teamfähigkeit und Freude am Umgang mit Menschen
- Engagement, Zuverlässigkeit, Organisationsfähigkeit, Zeitmanagement
- kund*innenfreundliches und serviceorientiertes Verhalten
- Belastbarkeit
- Grundkenntnisse der gängigen PC-Programme (Windows, Outlook, Excel) sowie die Bereitschaft, sich in das hier eingesetzte Verwaltungsprogramm ProsozBau zügig einzuarbeiten
- Gender- und Diversitykompetenz sowie interkulturelle Kompetenz
- eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgabe im öffentlichen Dienst
- einen sicheren Arbeitsplatz sowie eine attraktive Vergütung
- Home-Office-Möglichkeiten und flexible Arbeitszeitmodelle
- 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche
- vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten
- bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen eine Jahressonderzahlung
- eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung
- im Einzelfall eine Leistungsprämie
- ein attraktives Job-Ticket für den öffentlichen Personennahverkehr
- Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- Dienstrad-Leasing
- attraktive Sport- und Gesundheitsangebote