Job Description
Über uns: Wir sind eine 120 Jahre alte, dennoch sehr moderne Wohnungsgenossenschaft und verwalten fast 5.000 Wohnungen, Gewerbeeinheiten und Garagen/Stellplätze in Hamburg. Mitgliederzufriedenheit sowie die nachhaltige Bewirtschaftung und Erweiterung unseres Wohnungsbestandes sind wichtige Bestandteile unserer Unternehmensphilosophie.
Sie: sind organisiert, verantwortungsbewusst und haben Lust darauf, Teil der optimalen Abwicklung unserer Baumaßnahmen zu werden!
Bei uns: Bei uns finden Sie Freiraum für Ideen und eigenverantwortliches Arbeiten, gepaart mit interessanten Aufgaben und langfristiger Arbeitsplatzsicherheit in einem engagierten Team.
Wir suchen zur Verstärkung unserer technischen Abteilung suchen wir nächstmöglichen Termin eine
Assistenz (m/w/d) in unserer technischen Abteilung
(Teilzeit 30h/Woche)
Als Assistenz unterstützen Sie unsere Techniker:innen bei vielfältigen administrativen und organisatorischen Aufgaben in unserem Team Technik. Zu Ihrem Verantwortungsbereich gehören unter anderem:
- Mitgliederkommunikation:
Sie sind zentrale:r Ansprechpartner:in für unsere Mitglieder bei Fragen zur Instandhaltung, baulichen Veränderungen in den Wohnungen sowie zur Grünpflege. Sie erteilen Auskünfte sachgerecht und lösungsorientiert. - Genehmigungen & Schriftverkehr:
Sie übernehmen den anfallenden Schriftverkehr innerhalb der Abteilung, wie zum Beispiel technische Genehmigungen oder Newsletter für unsere Mitglieder - Projektunterstützung:
Sie unterstützen unsere Techniker:innen bei der Planung, Vergabe und Abwicklung von Neubau-, Modernisierungs- und Instandhaltungsmaßnahmen. Dazu gehören insbesondere:- Zusammenstellung von Submissionslisten und Leistungsbeschreibungen und Preisspiegeln
- Sie legen Aufträge und Nachträge an und verwalten alle erforderlichen Unterlagen vom Angebot bis zur Gewährleistungsverfolgung. Die Pflege des digitalen Baubuchs gehört ebenfalls zu Ihren Aufgaben.
- Datenpflege & Dokumentation:
Im Zuge von Umbau- oder Modernisierungsmaßnahmen aktualisieren Sie unsere Datenbanken und sorgen für eine vollständige Dokumentation. - Sonderaufgaben:
Sie verantworten spezielle organisatorische Tätigkeiten wie:- Spielplatz-, Aufzugs- und Baumkontrollen (Zusammenarbeit mit externen Sachverständigen bei der Sichtung von Unterlagen und Beauftragung erforderlicher Maßnahmen.)
- Sie übernehmen Aufgaben im Rahmen der Nachverfolgung von Gewährleistungsfristen und Bürgschaften.
- Koordination und Dokumentation von Wartungsverträgen und Legionellenbeprobungen
- Abgeschlossene Ausbildung mit kaufmännischem oder technischem Hintergrund, idealerweise mit Erfahrung in der technischen Grundstücksverwaltung.
- Teamfähigkeit, Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise.
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie ein freundlicher und verbindlicher Umgang intern und extern.
- Sicherer Umgang mit MS Office und gute digitale Kompetenz.
- Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Eigeninitiative und Zuverlässigkeit.
- Eine genossenschaftliche Haltung, geprägt von Kundenorientierung und Kollegialität.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C2).
- Einen sicheren und abwechslungsreichen Arbeitsplatz in einer zukunftsorientierten Wohnungsgenossenschaft.
- Leistungsgerechte, tarifgebundene Vergütung.
- Zusätzliche Sozialleistungen und Angebote zur Gesundheitsvorsorge.
- Flexible Arbeitszeiten in Absprache mit dem Team.
- Ein wertschätzendes Miteinander und ein angenehmes Arbeitsumfeld.