Job Description

An der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Sekretär*in des Präsidenten

(Entgeltgruppe 8 TV-L)

im Umfang von 100 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit unbefristet zu besetzen. Die Stelle ist teilzeitgeeignet.

Das Präsidium leitet die Universität Oldenburg, es gestaltet die zentralen universitären Entwicklungen in enger Zusammenwirkung mit den Fakultäten und den weiteren Organisationseinheiten und im Austausch mit Kooperationspartner*innen aus Gesellschaft, Wirtschaft und Kultur. In der Geschäftsstelle des Präsidiums arbeiten wir als Team daran, alle Mitglieder des Präsidiums bestmöglich in der Ausübung ihrer Aufgaben zu unterstützen.

Sie managen das administrative Tagesgeschäft des Präsidenten und arbeiten dazu vertrauensvoll mit einer weiteren Kollegin im Duo. Sie arbeiten Hand in Hand mit der persönlichen Referentin des Präsidenten, stimmen sich auch mit den Kolleg*innen im Team der Geschäftsstelle des Präsidiums eng ab und übernehmen gegenseitig Vertretungen.

Zu Ihren Aufgaben gehören folgende Tätigkeiten:

• Termine für den Präsidenten koordinieren und Kalender managen
• Mit universitätsinternen und ‑externen Ansprechpartner*innen mündlich und schriftlich kommunizieren, vornehmlich per E‑Mail und auch in englischer Sprache
• Sitzungen vor- und nachbereiten, entsprechende Unterlagen zusammenstellen
• Fristen und laufende Prozesse nachverfolgen (u. a. für Anfragen aus Ministerien und Gremien)
• Reisen für den Präsidenten koordinieren (In- und Ausland)
• Reisekostenabrechnungen und Auslagenerstattungen erstellen
• Finanzmittel des Präsidenten planen, umsetzen und überwachen, Finanzauswertungen erstellen

• Ausbildung zum*zur Verwaltungsfachangestellten, Angestelltenprüfung I oder eine gleichwertige Ausbildung
• Sehr gute Rechtschreibkenntnisse sowie hervorragendes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook

Erwünscht sind/Von Vorteil sind:

• Mehrjährige Berufserfahrung im Verwaltungs- bzw. Bürobereich
• Kenntnisse universitärer Strukturen
• Ausgeprägte Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
• Freude am Kontakt mit einer Vielzahl von Akteur*innen sowie an abstimmungsintensiven Vorgängen
• Organisatorisches Geschick und schnelle Auffassungsgabe
• Selbständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise

Die Universität ist ausgezeichnet als familiengerechte Hochschule und bietet diverse Unterstützungsprogramme sowie

• ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem dynamischen und hochmotivierten Team
• Begleitung des Einstiegs, eine systematische Einarbeitung und Unterstützung der eigenen professionellen Entwicklung
• Bezahlung nach Tarifvertrag (TV‑L) inkl. Jahressonderzahlung, Möglichkeit der betrieblichen Altersvorsorge (VBL) und vermögenswirksamer Leistungen
• Gleitzeitregelungen und tariflicher Urlaubsanspruch
• die Möglichkeit, anteilig im Home-Office zu arbeiten
• Zugang zur universitären Kinderbetreuung und der Ferienbetreuung
• Leistungen der betrieblichen Gesundheitsförderung und Teilnahme an den Angeboten des Hochschulsports (Schwimmbad, Fitness- und Gesundheitszentrum)
• Nutzung des JobTickets im VBN
• einen modernen Arbeitsplatz in verkehrsgünstiger Lage

Unser Anspruch:

Die Carl von Ossietzky Universität fördert die berufliche Gleichstellung von Männern und Frauen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Kontakt:

Rückfragen beantwortet Ihnen gern die Geschäftsführerin des Präsidiums Almke Ratjen ([email protected] / 0441 798‑4172).

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