Job Description
Die DMB Rechtsschutz-Versicherung AG, mit Sitz in Köln, ist konzernunabhängig und versteht sich als erfahrener und verbrauchernaher Rechtsschutz-Spezialist.
Wir beraten unsere Kunden schnell, kompetent und umfassend. Seit Gründung der Gesellschaft 1982 durch den Deutschen Mieterbund, ist der Miet-Rechtsschutz ein zentrales Geschäftsfeld. Die DMB Rechtsschutz ist seit vielen Jahren Marktführer in diesem Segment.
Für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter steht die Sicherung langfristig wettbewerbsfähiger Arbeitsplätze im Mittelpunkt. Wir bieten ihnen moderne Arbeitsbedingungen und fördern ihre Entwicklung mit interessanten Arbeitsinhalten und abwechslungsreichen Tätigkeiten.
Gestalten Sie gemeinsam mit uns die Zukunft. Wir suchen an unserem Standort in Köln
Office Managerin / Bürokauffrau (m/w/d) für das Vorstandssekretariat einer Rechtsschutzversicherung
Sie arbeiten gemeinsam in einem Team und unterstützen den Vorstand der DMB Rechtsschutz-Versicherung AG mit einer Vielzahl an spannenden Tätigkeiten. Ihre Aufgaben im Einzelnen:
- Mit Ihrem Organisationstalent führen Sie gemeinsam das Vorstands-Sekretariat, planen Meetings, bereiten diese sorgfältig vor und bilden außerdem die Schnittstelle zu den anderen Fachbereichen/ Abteilungen und entlasten den Vorstand und übernehmen Projekte
- Sie wirken an der laufenden Digitalisierung von Arbeitsabläufen mit, in dem Sie digitale Entwicklungen und Trends identifizieren und Potentiale erkennen, die zur Optimierung unserer Prozesse genutzt werden können
- Sie erledigen selbständig und zuverlässig den Schriftverkehr und die Kommunikation (intern und extern); einschließlich der Wiedervorlage und ordnungsgemäßen Führung der Ablage
- Sie bearbeiten den Postein- und ausgang, überwachen und koordinieren Fristen und Termine und erteilen Auskünfte und Informationen
- Sie bereiten Unterlagen (wie adressatengerechten Erstellung von Listen, Entscheidungsvorlagen), Präsentationen und Meetings vor, können hierbei Ihre analytische und strukturierte Arbeitsweise einbringen – und behalten dabei den Überblick
- Sie kümmern sich um die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und betreuen und bewirten Gäste/Besucher (m/w/d)
- Sie werden zur Kommunikationsdrehscheibe zwischen Vorstand und externen Partnern (m/w/d)
- Außerdem unterstützen Sie bei der Organisation von Veranstaltungen und Meetings, der Buchung von Veranstaltungsräumen, Hotelzimmern, Bahntickets, Mietwagen etc.
Wachsen Sie Schritt für Schritt in Ihre Rolle hinein – wir begleiten Sie dabei!
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein (Fach-)Hochschulstudium oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung in vergleichbarer Position
- Sie sind teamorientiert und haben eine gute Kommunikationsfähigkeit
- Sie arbeiten strukturiert, diskret und zuverlässig – auch wenn's mal turbulent wird
- Sie haben Lust, Neues zu lernen, Verantwortung zu übernehmen und sich persönlich weiterzuentwickeln
- Selbstständige, zuverlässige, proaktive und verantwortungsbewusste Arbeitsweise, die es Ihnen ermöglicht, auch in dynamischen Situationen einen klaren Kopf zu bewahren und Prioritäten richtig zu setzen
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (stilistisch und grammatikalisch einwandfreie Beherrschung) werden vorausgesetzt
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen; außerdem verfügen Sie über eine hohe IT-Affinität und haben Interesse an digitalen Projekten zur Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe
- Sie überzeugen durch ein gepflegtes und professionelles Auftreten sowie verbindliche Umgangsformen und verfügen über Sensibilität, Sorgfalt und absolute Diskretion im täglichen Arbeitsumfeld
- Eine Position mit Gestaltungs- und Entwicklungschancen und direktem Draht zum Vorstand in einer angenehmen und abwechslungsreichen Arbeitsatmosphäre eines kleinen Unternehmens
- Ihre wöchentlichen Arbeitszeiten von 38 Stunden werden im Team abgesprochen, so dass eine Besetzung des Vorstandssekretariates zwischen 8.00 Uhr und 17.00 Uhr gewährleistet wird
- Raum für Ihre Ideen – wir schätzen Eigeninitiative und frischen Blick
- Ein wertschätzendes Team, das Sie einarbeitet und unterstützt
- Eine moderne Arbeitsweise – digital, agil, lösungsorientiert
- Eine attraktive Vergütung zzgl. Urlaubs- und Weihnachtsgeld, betriebliche Altersvorsorge, Vermögenswirksame Leistungen und bei Interesse ein Jobrad; außerdem steuerfreie Zuschüsse für z.B. Essen, Tanken oder weitere Einkäufe in Form der elektronischen City Karte und einen Zuschuss zum öffentlichen Nahverkehr