Travelmanagement Assistant

Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.

Job Description

Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungs­organisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 84 Instituten und Forschungs­stellen im In- und Ausland Grundlagen­forschung auf natur- und geistes­wissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungs­einrichtungen mit zahlreichen Nobel­preisträger*innen in ihren Reihen.

Werde Teil von Deutschlands renommiertester Forschungs­organisation

Die Generalverwaltung der MPG sucht für ihre Abteilung Personal und Personalrecht für die Stabsstelle Travel­management zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet für zwei Jahre für 39 Stunden pro Woche eine*n

Travelmanagement Assistant

Kennziffer 100/25

Das zentrale Travelmanagement ist für alle Aspekte rund um das Thema Dienstreisen verantwortlich. Hierzu gehört die Verantwortung für die Einhaltung externer und interner Regelungen sowie das Controlling der vereinbarten Verträge mit Anbietern und Partnern. Unser Ziel ist, den Reiseprozess effizient, wirtschaftlich und rechtskonform zu gestalten und gleichzeitig die Institute optimal zu unterstützen.


  • Du unterstützt das zentrale Travelmanagement in allen Belangen der Dienstreise­prozesse an den Instituten und dazugehörigen Einrichtungen
  • Du pflegst unsere Datenbank- und Software­systeme und stellst sicher, dass alle Daten genau und vollständig sind
  • Du erstellst und bearbeitest Dokumente, Berichte und Präsentationen und recherchierst selbstständig, um unsere Prozesse zu verbessern
  • Du unterstützt bei administrativen Aufgaben und allgemeinen Bürotätigkeiten

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
  • Idealerweise erste Berufserfahrung im Travelmanagement, in der Verwaltung oder im Finanzbereich
  • Kenntnisse im Reisekostenrecht sind wünschenswert
  • Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen, SAP oder webbasierten Reisekostentools
  • Fähigkeit, selbstständig und effizient in einem schnellen Arbeitsumfeld zu arbeiten
  • Gute Kommunikationsfähigkeiten, Service­orientierung und Freude, im Team zu arbeiten
  • Sehr gute Deutsch- als auch Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Im Rahmen eines befristeten Arbeitsverhältnisses für zwei Jahre bieten wir Dir je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis Entgeltgruppe 9a TVöD (Bund) sowie verschiedene Sozial­leistungen. Unverbindliche Informationen zum Gehalt findest Du in der Entgelttabelle des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund). Dein Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Münchens und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen. In der Nähe des Dienstgebäudes sind Betreuungs­möglichkeiten für Kinder im Alter von 6 Monaten bis 3 Jahren vorhanden.

Was Du von uns erwarten kannst

  • Wir unterstützen Dich bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeit­modelle
  • Wir fördern Deine persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungs­maßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheits­förderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
  • Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personen­nahverkehrs
  • Daneben werden die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund) gewährt
  • Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeitens

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechter­gerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns über Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds.

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