Job Description
Wir sind die Philosophy Brands GmbH – kreative Köpfe mit Start-up-Spirit und einem Herz für starke Marken.
Mit viel Leidenschaft entwickeln wir Beauty- und Lifestyle-Produkte, die Menschen begeistern – z. B. unsere erfolgreichen Marken bilou, V.SUN und VENYA.
Was uns ausmacht? Wir denken mutig, handeln unternehmerisch und bauen Marken mit Charakter. Als agiles Team mit Sitz in Heidelberg bringen wir unsere Produkte nicht nur in der DACH-Region, sondern auch international erfolgreich auf den Markt.
Dabei zählt für uns nicht nur das Ergebnis, sondern auch der Weg dorthin: Wir arbeiten offen, wertschätzend und mit echtem Teamspirit. Jede:r übernimmt Verantwortung – und gute Ideen wachsen gemeinsam.
Wenn Du Lust hast, mit Struktur, Sorgfalt und einem offenen Blick den Alltag in unserem Team zu gestalten, freuen wir uns, Dich kennenzulernen.
Wir suchen Dich ab sofort an unserem Standort in HEIDELBERG als
Office Manager:in (m/w/d) mit Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung
in Vollzeit
DEINE AUFGABENBEREICHE
- Office-Management
- Betreuung Telefonzentrale, kompetente und freundliche Beratung unserer Kunden am Telefon und per E-Mail
- Du kümmerst dich darum, dass unser Büro ein Ort für Produktivität, Austausch und Wohlbefinden ist
- Hierzu beschaffst du alles, was wir brauchen und bringst deine eigenen Ideen ein
- Die Verwaltung und Organisation von Terminen gehört ebenso zu Deinem Aufgabenbereich, wie die Kooridnation des Mittagessens im Büro, die Bestellung von Büromaterial, das Einscannen von Unterlagen, Mängelbearbeitung/Zusammenarbeit mit den Dienstleistern etc.
- Du übernimmst die Reiseplanung
- Du verwaltest unsere Post, koordinierst externe Dienstleister und hast das Vertragsmanagement im Griff
- Empfang von Gästen
- Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten
- z. B. im Bereich Datenschutz: Unterstützung des internen Datenschutzbeauftragten bei der Pflege und Weiterentwicklung datenschutzkonformer Prozesse.
- Unterstützung im Bereich Accounting (Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungsstellung, -prüfung etc.)
- Du unterstützt verantwortungsvoll bei der Prüfung der Eingangsrechnungen, erfasst diese digital, DATEV und wickelst Zahlungsläufe ab (Bearbeitung der Ein- und Ausgangsrechnungen, Zahlungslauf und das Mahnwesen), Aufbereitung für das Steuerbüro
- Dabei achtest du auf die unternehmensinternen Freigabeprozesse und die korrekte Zuordnung zu Kostenstellen oder Projekten
- Unterstützung beim Controlling (Kostenüberwachung und Budgetkontrolle)
- Überwachung und Planung des Büro- und Verwaltungsetats (z. B. für Büromaterial, Verpflegung, externe Dienstleister)
- Kontrolle von laufenden Kosten (z. B. Reinigung, Energie, Abos)
- Kontrolle und Auswertung von Reisekosten
- Aufbereitung kleinerer Auswertungen für die Geschäftsleitung oder das Finance-Team
- Unterstützung im Bereich HR & People Operations
- Verwaltung von Urlaubsanträgen, Krankmeldungen etc.
- Organisation und Pflege des Office-Kalenders
- Mitarbeit bei allgemeinen HR-Themen in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Ausbildung sowie Berufserfahrung im Büromanagement.
- Du bewahrst souverän den Überblick, besitzt ein Gespür für das Wesentliche und hast Freude daran, mit Herz und Seele dein Team zu unterstützen.
- Nachhaltigkeit und verantwortungsvoller Umgang mit Ressourcen sind dir wichtig.
- Du möchtest zukunftsorientierte Prozesse etablieren und die Digitalisierung vorantreiben hohe Service- und Kundenorientierung sowie Kommunikationsfähigkeit.
- Eigenmotivation sowie strukturierte und selbstständige Arbeitsweise.
- Zuverlässigkeit sowie Kommunikationsstärke.
- fundierte Kenntnisse in MS-Office sowie gutes Englisch in Wort und Schrift.
- Organisationstalent sowie selbständige und strukturierte Arbeitsweise.
- Sicheres und verbindliches Auftreten und Loyalität gegenüber dem Team und Vorgesetzten, absolute Diskretion.
- Mitarbeit in einem innovativen und wachsenden Unternehmen mit verschiedenen Marken im Beauty Bereich
- Spannendes, abwechslungsreiches Aufgabenspektrum
- Motiviertes, junges und sympathisches Team
- Offenes, schön gestaltetes Arbeitsumfeld
- Gemeinsames Teammittagessen
- Freie Getränke (Kaffee, Tee, Wasser, Säfte, Softdrinks)
- Team-Laufen an der frischen Luft / im Wald
- Kostenübernahme Deutschland-Tickets