Verwaltungsfachangestellter / Kaufmann / Sachbearbeiter Doctoral Affairs Office (m/w/d)

Technische Universität Nürnberg

Job Description

Die 2021 gegründete UTN ist eine innovative Universität mit Schwerpunkt auf Künstlicher Intelligenz, interdisziplinärer Forschung und moderner Lehre. Mit flachen Hierarchien, digitalen Technologien und einer offenen, integrativen Kultur bietet sie ein zukunftsorientiertes Arbeitsumfeld. Der nachhaltige Campus in Nürnberg wird das Zentrum eines neuen Stadtviertels und Heimat für rund 6.000 Studierende. Die Metropolregion Nürnberg überzeugt mit hoher Lebensqualität, guter Verkehrsanbindung und attraktiven Lebenshaltungskosten.

Sachbearbeitung Doctoral Affairs Office (m/w/d)

Du möchtest Promotionsprozesse mitgestalten und den Aufbau einer modernen Forschungslandschaft aktiv unterstützen?
Als Sachbearbeiter/-in im Doctoral Affairs Office bist du Teil der UTN School of Students and Young Researchers (StaRs) und gestaltest gemeinsam mit deinem Team zentrale Abläufe rund um das Promotions­wesen der UTN – auf Deutsch und Englisch, service­orientiert und zukunfts­gerichtet.
Du berätst Promovierende und Betreuende, koordinierst Ausschreibungs­verfahren für Promotions­stellen und sorgst für reibungslose Abläufe. Außerdem bringst du dich beim Aufbau des Doctoral Affairs Office ein – insbesondere bei der Entwicklung eines digitalen Promovierenden­managements.

Klingt nach dir?
Dann bewirb dich jetzt und werde Teil einer einzigartigen Reise im Team StaRs. Gemeinsam bauen wir die Universität der Zukunft – mit deinem Talent und deinem Engagement.


  • Beratung von Promovierenden auf Deutsch und Englisch
  • Betreuung und Sachbearbeitung bei Promotionsverfahren von der Koordination und Nachhaltung der Fristen bis hin zur Ausstellung von Promotions­urkunden und -zeugnissen
  • Koordination von Ausschreibungsverfahren für Promotionsstellen inkl. Überprüfung der formalen Zulassungsvoraussetzungen und Durchführung der Zulassung im Doktoranden­management
  • Unterstützung beim Aufbau des Doctoral Affairs Office, insbesondere der Entwicklung eines digitalen Promovierenden­managements

Erforderlich:

  • Eine erfolgreich abgeschlossene dreijährige Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, Kaufleute für Büromanagement, einen erfolgreichen Abschluss des Beschäftigten­lehrgangs I (BL I) oder eine vergleich­bare Qualifikation
  • Einschlägige mehrjährige (mind. zwei Jahre) Berufserfahrung im Bereich der Hochschulverwaltung
  • Gute bis sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wünschenswert:

  • Sehr gute bis exzellente Kenntnisse in Microsoft Excel und Word
  • Erfahrung im Umgang mit Datenbanken und deren Anwendung in der Praxis

Attraktive Vergütung & Sicherheit

  • Unbefristetes Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst für langfristige Planungssicherheit
  • Attraktive Vergütung nach Entgeltgruppe 8 TV-L (Je nach Stufe ab 3.319,52 € brutto, näheres im unten stehenden Link1)
  • Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes: Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge (VBL) und Möglichkeit zur Entgeltumwandlung

Work-Life-Balance & Flexibilität

  • Flexible Arbeitszeiten und Mobile-Working-Optionen für eine optimale Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
  • 30 Tage Urlaub pro Jahr (bei einer 5-Tage-Woche) plus arbeitsfreie Tage am 24. & 31. Dezember
  • Möglichkeit zur individuellen Arbeitszeitgestaltung: Die Stelle kann in Teilzeit mit bis zu 20 Stunden besetzt werden

Weiterentwicklung & Karriere

  • Fort- und Weiterbildungsangebote, z. B. Sprachkurse und Fachseminare

Arbeitsumfeld & Kultur

  • Moderner, ergonomisch ausgestatteter Arbeitsplatz in einem zukunftsorientierten Umfeld
  • Kollegiales und motiviertes Team mit gelebter Du-Kultur
  • Dynamisches Arbeitsumfeld mit abwechslungsreichen Herausforderungen an einer neu gegründeten Universität

Corporate Benefits & Mitarbeiterangebote

  • Zugang zu unserem Corporate Benefit Programm mit attraktiven Vergünstigungen und Mitarbeiterangeboten
  • Regelmäßige Team-Events

Mobilität

  • Verkehrsgünstige Lage mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
  • Kostenfreie Parkplätze, E-Ladesäulen, Diensträder
  • JobBike Bayern unser Dienstrad-Leasingprogramm

Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Schwerbehinderte Bewerbende werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt. Frauen werden gem. Art. 7 Abs. 3 Bayerisches Gleichstellungsgesetz zur Bewerbung aufgerufen.

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