Job Description
Das
IGES Institut ist ein führendes, privatwirtschaftliches Forschungs- und Beratungsinstitut für Fragen europäischer Gesundheitssysteme, des Marktzugangs sowie der Gesundheitsversorgung in Deutschland und bildet den Kern der IGES Gruppe. Insgesamt beschäftigt die IGES Gruppe mehr als 200 Expertinnen und Experten aus Fachrichtungen Medizin, Wirtschaftswissenschaften, Natur- und Sozialwissenschaften, Pharmazie, Statistik und Informatik. Die IGES Gruppe umfasst heute 13 Unternehmen an Standorten in acht Ländern Europas.
Ihre Aufgaben
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir zur Unterstützung unserer Unternehmensführung eine
Assistenz des Geschäftsführers und der Bereichsleitung (m/w/d) in Teilzeit (20-30 Stunden/Woche) - Kompetente Unterstützung des Geschäftsführers und seines Teams in allen organisatorischen und administrativen Belangen, u. a. auch Korrekturlesen von Berichten
- Vorbereitung von Bewerbungen auf öffentliche Ausschreibungen, z. B. über das Deutsche Vergabeportal DTVP, E-Vergabeportal, Subreport-ELViS
- Administrative Mitarbeit in Projekten (z. B. Unterstützung bei der Organisation von Datenerhebungen, Vorbereitung von Workshops, Unterstützung bei Recherchen)
- Bürotätigkeiten wie Post- und E-Mail-Bearbeitung, Reise- und Terminkoordination, Empfang von Gästen, Vorbereitung von Meetings, Protokollieren etc.
- Veranstaltungsorganisation von Online- und Offline-Events
- Unterstützung bei der Rechnungseingangsprüfung
- Pflege der Datenbestände, Adressdatenbanken (Excel) und Organisation der Ablage
- Vertretende Unterstützung bei unseren Kundenprojekten, bspw. bei der Durchführung von Datenerhebungen
- Abgeschlossenes Hochschulstudium oder eine abgeschlossene Berufsausbildung
- Berufserfahrung im Office Management, als Assistenz oder in ähnlichen Positionen
- Gute Kenntnisse der MS Office-Programme
- Sicherer Umgang mit WebEx, MS Teams und Zoom sowie erste Erfahrung in Content-Management Systemen von Vorteil
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Ausdrucksweise
- Eigenständige und strukturierte Arbeitsweise, Zuverlässigkeit, Gewissenhaftigkeit
- Eine spannende, eigenverantwortlich gestaltbare Tätigkeit
- Angenehmes und kollegiales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und einer gewachsenen Arbeitskultur
- Sehr gute Möglichkeiten der fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
- Einen sicheren Arbeitsplatz mit einer unbefristeten Festanstellung, einer attraktiven Bezahlung und flexiblen Arbeitszeiten
- Büroräume in attraktiver und verkehrsgünstiger Lage direkt am U-Bhf. Stadtmitte
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