Verwaltungsmitarbeiterin oder Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) für die Leitung des Servicebüros und des Vorzimmers für den Bereich 4

Job Description

Wir sind eine moderne, leistungsfähige und zukunftsorientierte Behörde in München mit über 2.000 Beschäftigten und verschiedenen Standorten in Oberbayern. Als Ansprechpartner für Bürgerinnen und Bürger, Kommunen, Behörden und Verbände tragen wir in einem vielfältigen Aufgabenspektrum zum Wohl der Allgemeinheit und des Einzelnen in Oberbayern bei. Verantwortungsbewusst sorgen wir für einen gerechten Ausgleich zwischen den unterschiedlichen öffentlichen und privaten Interessen.

Für unser Sachgebiet Z1 – Organisation suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine oder einen

Verwaltungsmitarbeiterin oder Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) für die Leitung des Servicebüros und des Vorzimmers für den Bereich 4
für den Standort in München

Die Regierung von Oberbayern wird im Rahmen der Heimatstrategie der Bayerischen Staatsregierung bis 31.12.2030 teilweise nach Ingolstadt und Rosenheim verlagert. Die Leitung des Servicebüros und des Vorzimmers für den Bereich 4 sind weiterhin München angesiedelt.

Die Servicebüros der Regierung von Oberbayern unterstützen die einzelnen Fachbereiche der Regierung von Oberbayern bei den organisatorischen Abläufen. Das Servicebüro 4 und das Vorzimmer unterstützt den Bereich 4 – Schulen mit den Themenbereichen wie Organisation und Schulaufsicht an Grund-, Mittel-, Förder- und Berufsschulen sowie Personalverwaltung an diesen Schulen, für Schulorganisation, Schulrecht und die Qualitätssicherung.

• Leitung des Servicebüros des Bereichs 4
• Organisation des Personaleinsatzes des Servicebüros sowie die Arbeitsverteilung innerhalb des Servicebüros und Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner (m/w/d) für die Bereichsleitung zur Abstimmung
• Koordination der im Servicebüro wahrgenommenen Aufgaben
• Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner (m/w/d) für die Beschäftigten des Servicebüros im Hinblick auf die genutzten Datenverarbeitungssysteme
• Erledigung der klassischen Vorzimmeraufgaben wie Erstellen von Dokumenten und Listen, allgemeine Sekretariatsaufgaben und Schriftverkehr, Fertigen von vertraulichen Schriftsätzen
• Abwicklung des Besucher- und Parteiverkehrs für die Bereichsleitung
• Terminmanagement für die Bereichsleitung
• Vorbereiten von Veranstaltungen und Terminen
• Erfassung und Überwachung von Krank- und Gesundmeldungen, Auskünfte zu Urlaubs- und Abwesenheitszeiten an die Vorgesetzten innerhalb des Bereiches
• Pflege von Kontaktdatenbanken
• Dokumentenmanagement (E-Akte) und Schriftgutverwaltung für den Bereich 4
• Mitarbeit im Servicebüro
• Telefondienst für den Bereich 4

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte oder Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder in einem kaufmännischen Beruf (z. B. Kauffrau oder Kaufmann [m/w/d] für Bürokommunikation oder Büromanagement)
• Sichere Beherrschung der aktuellen MS-Office-Produkte (Outlook, Word, Excel), gute Kenntnisse gängiger EDV-Anwendungen und des Dokumentenmanagementsystems sowie die Bereitschaft, sich in neue Programme einzuarbeiten
• Planungs- und Organisationsfähigkeit, Bereitschaft zu selbstständigem und eigenverantwortlichem Arbeiten, Teamorientierung
• Hohe Kommunikationsfähigkeit, soziale Kompetenz, insbesondere Team- und Konfliktfähigkeit
• Sehr gute Rechtschreibkenntnisse, Sprachkenntnisse mindestens Niveau C1
• Flexibilität, Einsatzbereitschaft und Zuverlässigkeit

Darüber hinaus wünschen wir uns:

• Sehr gute Umgangsformen und ein sicheres Auftreten

• Für Bewerberinnen und Bewerber (m/w/d) als Tarifbeschäftigte besteht die Möglichkeit einer Eingruppierung in die Entgeltgruppe 9a TV-L; nähere Informationen finden Sie z. B. unter oeffentlicher-dienst.info
• Einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz

Darauf dürfen Sie sich freuen:

• Wertschätzenden Umgang zwischen Führungskräften sowie allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
• Flexible Arbeitszeitmodelle: im Rahmen der Anforderungen in unserem Vorzimmer ist die Anwesenheit in der Dienststelle von Montag bis Donnerstag von 08:00 Uhr bis 16:30 Uhr und freitags bis 13:00 Uhr erwünscht
• Hauseigene Kinderkrippe
• Attraktive Sozialleistungen, wie zum Beispiel eine betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen, gegebenenfalls Ballungsraumzulage für den Verdichtungsraum München
• JobBike Bayern
• Kooperationsvereinbarung mit Anbieter für Sportmöglichkeiten für eine vergünstigte Mitgliedschaft („Fitness-Flatrate“)
• Fortbildungsmöglichkeiten
• Einen krisensicheren Arbeitsplatz

Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitfähig, sofern die Wahrnehmung der Aufgaben in Vollzeit gesichert ist. Sollte die Position im Jobsharing ausgeübt werden, muss im Vertretungsfall die Arbeitszeit ggf. auch auf die Nachmittage gelegt werden.

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