Office Manager / Assistent der Geschäftsführung (m/w/d)

Job Description

Willkommen bei der GEVA – wo Ihr Organisationstalent zählt

Sie arbeiten gern eigenverantwortlich, sind strukturiert und behalten auch dann den Überblick, wenn vieles gleichzeitig geschieht? Sie verstehen sich als zentrale Anlaufstelle im Büroalltag und möchten gleichzeitig die Geschäftsführung aktiv unterstützen? Dann sollten wir uns kennenlernen.

Die GEVA Grundbesitz- und Vermögensanlagegesellschaft mbH ist ein inhabergeführtes Unternehmen innerhalb der Hofmann Unternehmensgruppe und seit über 40 Jahren erfolgreich im Bereich Immobilieninvestments und -entwicklung tätig. Unser Fokus liegt auf dem langfristigen Werterhalt hochwertiger Bestandsimmobilien in deutschen Großstädten sowie in ausgewählten Auslandsmärkten.

In unserem Büro in der Berliner City West laufen die organisatorischen Fäden zusammen – und genau hier suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit als Office Manager / Assistent der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit, die strukturiert denkt, mitgestaltet und Verantwortung übernimmt.

• Sie repräsentieren die Geschäftsführung souverän und verbindlich – ob am Telefon, per E-Mail oder im persönlichen Kontakt.

• Sie entlasten die Geschäftsführung diskret und vorausschauend in organisatorischen, administrativen und ausgewählten strategischen Themen.

• Sie steuern den Tagesablauf eigenständig – von der Terminplanung über die Fristenüberwachung bis hin zur aktiven Priorisierung laufender Vorgänge.

• Sie verfassen und bearbeiten Dokumente, übernehmen die Korrespondenz (auch nach Diktat), bereiten Unterlagen professionell auf und unterstützen in der vorbereitenden Buchhaltung.

• Sie führen eine verbindliche und klare Kommunikation mit Geschäftspartnern, Behörden, Dienstleistern und internen Ansprechpartnern.

• Sie denken mit, behalten den Überblick, erinnern an das Wesentliche und sorgen dafür, dass keine Aufgabe aus dem Blick gerät.

• Sie übernehmen eigenständig administrative Sonderprojekte – z. B. die Erstellung von Vertragsübersichten, die Kommunikation mit Investoren oder die Koordination kleiner interner Vorhaben.

• Sie sichern die Funktionsfähigkeit unseres Office-Bereichs – mit klarer Struktur, reibungslosen Prozessen und der Fähigkeit, auch bei spontanen Anforderungen souverän zu handeln.

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position – idealerweise als persönliche Assistenz, Teamassistenz oder in einer gehobenen administrativen Funktion mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung

• Souveränes, professionelles Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern – schriftlich, telefonisch und persönlich

• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, auch komplexe Abläufe effizient zu strukturieren und zu koordinieren

• Eigenverantwortliche und vorausschauende Arbeitsweise, gepaart mit einem sicheren Gespür für Prioritäten und Diskretion

• Versierter Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel – idealerweise ergänzt durch Erfahrung mit digitalen Tools zur Termin- oder Aufgabensteuerung

• Hohes Maß an Loyalität, Verbindlichkeit und Verantwortungsbewusstsein – Sie denken mit, handeln selbstständig und vertreten die Geschäftsführung im besten Sinne

• Stabilität und Erfahrung
  Ein inhabergeführtes Unternehmen mit über 40 Jahren Markterfahrung im Immobilienbereich – zuverlässig, klar geführt und zukunftsorientiert.

• Arbeiten mit Stil – mitten in Berlin
  Ein moderner Arbeitsplatz in einem stilvollen Altbau, zentral gelegen in der Berliner City West, umgeben von exzellenter Infrastruktur.

• Direkter Draht zur Entscheidungsebene
  Kurze Abstimmungswege und flache Hierarchien sorgen für klare Kommunikation und schnelle Entscheidungen – auf Augenhöhe mit der Geschäftsführung.

• Ein Umfeld, das trägt
  Ein kollegiales Miteinander, geprägt von Vertrauen, Offenheit und echter Hands-on-Mentalität – in einem Team, das zusammenhält.

• Struktur mit Raum für Flexibilität
  Verlässliche Arbeitszeiten, kombiniert mit dem nötigen Spielraum für persönliche Anliegen – für alle, die gerne effizient und eigenverantwortlich arbeiten.

• Langfristige Perspektive
  Gesucht wird keine Übergangslösung, sondern eine verantwortungsbewusste Persönlichkeit, die sich langfristig einbringen möchte.

• Ein strukturierter Einstieg
  Die Einarbeitung erfolgt individuell und persönlich – mit Zeit und Aufmerksamkeit, um sich sicher und willkommen zu fühlen.

• Unterstützung beim Ankommen
  Ob bei der Wohnungssuche oder der Orientierung in Berlin – auf Wunsch steht praktische Hilfe bereit, damit der Start auch privat gelingt.

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