Mitarbeiterin / Mitarbeiter Servicebereich (w/m/d)

Bundesanstalt für Immobilienaufgaben

Job Description

Die Direktion Dortmund sucht für den Bundesforstbetrieb Rhein‑Weser am Arbeitsort Münster zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/einen:

Mitarbeiterin / Mitarbeiter Servicebereich (w/m/d)

(Entgeltgruppe 6 TVöD Bund, Kennung: DORW100006, Stellen‑ID 1335292)

Die Einstellung erfolgt unbefristet.

Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) – Anstalt des öffentlichen Rechts – ist das zentrale Immobilien­unternehmen des Bundes. Aufgabenschwerpunkte sind das einheitliche Immobilien­management, die Immobilien­verwaltung und der Immobilienverkauf sowie die forst- und naturschutz­fachliche Betreuung der Geländeliegenschaften. Bundesweit arbeiten rund 7.000 Beschäftigte für die BImA, verteilt auf die Zentrale – mit Hauptsitz in Bonn – und neun Direktionen sowie auf mehr als 120 Standorte. Innerhalb der Bundesanstalt für Immobilien­aufgaben verantwortet der Geschäftsbereich Bundesforst bundesweit das Gelände­management für die Wald- und Offenland­flächen des Bundes. Als ressort­übergreifender Dienstleister agiert der Bundesforst auch als Fachberater für die zuständigen Institutionen.


Mitarbeit Fuhrpark­verwaltung

  • Pflege der Dkfz-Daten/​​Equipment in SAP
  • Prüfung der Fahrtenbücher und Betriebsstoff­rechnungen (inhaltliche und rechnerische Richtigkeit) einschließlich Rechnungs­vorerfassung (SAP)
  • Erstellung von Unfallmeldungen in SAP
  • Terminabstimmung mit den Kfz-technischen Beamten und Fahrzeug­führern (HU, ZU, Einzelfälle)
  • Mitwirkung und Weitergabe von Bearbeitungs­vorgängen an das Kompetenz­zentrum Erfurt – Dkfz
  • Mitarbeit bei der Beantwortung allgemeiner Rückfragen der lokalen (Vertrags‑)Werkstätten
  • Weitergabe von Unterlagen zur Regressprüfung an die Hauptstelle OP
  • Erstellung von Reparatur- und Wartungs­aufträgen
  • Mitwirkung bei der jährlichen Belehrung und Führerschein­kontrolle
  • Führen von Statistiken/​Listen, Verwalten von Tankkarten
  • Ermittlung und Einforderung der Kosten für privat gefahrene Kilometer sowie Weitergabe an abrechnende Stelle
  • Vorbereitung der Beschaffung von Dkfz und Anhänger gem. Rahmen­verträgen
  • An- und Abmelden der Fahrzeuge
  • Übergabe von Unterlagen für die Verwertung von Dkfz, einschließlich Abwicklung der Übergabe

Allgemeine Bürotätigkeiten

  • Erstellen von Schreiben
  • Entgegennahme und Vermittlung von Telefonaten
  • Posteingang/​​‑ausgang; einschl. E‑Mail-Poststelle
  • Registratur, Aktenführung/​​Ablage, Büromaterial
  • Ausgabe von Kleinzahlungs­quittungs­blöcken (Barverkauf)
  • Führen von Listen, Statistiken, einschl. Urlaubs- und Abwesenheits­nachweis
  • Vorbereitung von Besprechungen
  • Reisestelle des BFB, soweit nicht Service-Center zuständig

Mitarbeit im Rechnungswesen

Rechnungserstellung über IT‑Fachverfahren (Forst) einschließlich Abrechnung der Gutachter­leistungen unter Berücksichtigung der gesetzlichen Grundlagen UStG

a) debitorisches Rechnungs­wesen

    • Überwachung und Weiterbearbeitung von Zahlungs­eingängen im IT‑Fachverfahren
    • Bearbeitung offener Postenlisten
    • Formelle Vorbereitung des gerichtlichen Mahnverfahrens sowie Berechnung von Zinsen und Zinszeiträumen

b) kreditorisches Rechnungs­wesen

    • Rechnerische und inhaltliche Prüfung der in SAP/VIM erfassten Belege bzw. Vorerfassung in SAP

c) Inventur

    • Inventarisierung von beweglichen Gegenständen
    • Führen und Abgleich der Inventurlisten zur Stichtags­inventur

Mitarbeit Beschaffung/​​Vergabewesen, u. a.

  • Auslösung von Bestellungen und Erfassung des Wareneingangs über SRM, Bearbeitung und Koordination von Reklamationen und Retouren
  • Rechnerische und inhaltliche Prüfung der in SAP/VIM erfassten Belege
  • Bedarfsabfrage und Abruf aus Rahmenvertrag
  • Ausgabe der Persönlichen Schutzausrüstung (PSA)
  • Führen von Statistiken/​​Listen

Qualifikation:

  • Abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung in einem anerkannten kaufmännischen Ausbildungsberuf

Fachkompetenzen:

  • Kenntnisse der gesetzlichen Grundlagen und Verordnungen sowie der einschlägigen Arbeits­grundlagen, Dienstvorschriften und Geschäfts­anweisungen für den Aufgaben­bereich (z. B. BGB, BHO, DKfz-Richtlinie, Inventur­richtlinie; VOL/B, UVgO, VGV)
  • Kenntnisse der Grundsatz­regelungen
  • Haushalts- und Finanzwesen der Sparte Bundesforst
  • Kenntnisse des Buchungsplans Bundesforst
  • Kenntnisse der forstlichen IT‑Fachverfahren von Vorteil
  • Gute Anwenderkenntnisse im Bereich von IT‑Standard­anwendungen (Microsoft Office) sowie bei der Nutzung des Internets
  • Kenntnisse in der fachspezifischen Software DIFO sowie SAP BALIMA bzw. die Bereitschaft, sich diese kurzfristig anzueignen

Weiteres:

  • Gründliche, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
  • Gutes Organisationsgeschick
  • Gute Auffassungsgabe
  • Fähigkeit, auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen selbstständig, zielorientiert und sicher zu arbeiten
  • Kunden‑​/Adressaten­orientiertes Verhalten
  • Fähigkeit zum teamorientierten Handeln, Kritikfähigkeit
  • Fahrerlaubnis Klasse B und die Bereitschaft zum Führen von Dienstkraft­fahrzeugen
  • Bereitschaft zur Teilnahme an ggf. mehrtägigen Schulungen und Dienstreisen

  • Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit allen Vorteilen einer großen öffentlichen Arbeitgeberin
  • Vereinbarkeit von Familie und Beruf bei der Arbeitszeit­gestaltung
  • Möglichkeit der Anmietung einer Wohnung aus dem Bestand der Wohnungs­fürsorge des Bundes
  • Berufliche Entwicklungs­möglichkeiten sowie umfangreiche Fortbildungs­angebote
  • Betriebliche Alters­versorgung
  • Jahressonderzahlung nach den geltenden tariflichen Bestimmungen
  • 30 Tage Urlaub
  • Kurse zur Gesundheits­förderung sowie Vorsorge­maßnahmen
  • Kostenfreie Parkmöglichkeiten
  • Verkehrsgünstige Lage
  • Zuschuss zum DeutschlandJobTicket
View More
Related Jobs