Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Job Description

Auf Initiative der Dieter Schwarz Stiftung betreibt die Technische Universität München einen eigenen Lehr- und Forschungsstandort am Bildungscampus Heilbronn. Der Campus steht unter dem Leitgedanken „for The Digital Age“ und fokussiert sich auf die Chancen und Herausforderungen des digitalen Zeitalters, u.a. in den Bereichen Künstliche Intelligenz, Data Science und Informatik. Die Besonderheit des Campus liegt vor allem in der Verzahnung von Management und digitalen Technologien und beschäftigt sich mit Zukunftsthemen rund um Mittelstand und Familienunternehmen.

Unsere interdisziplinären Bachelor- und Masterstudiengänge konzentrieren sich auf die Vermittlung der neuesten technologischen und für das Management relevanten Kompetenzen und werden in Englisch gelehrt. Der Campus bietet den überwiegend internationalen Studierenden nicht nur exzellente Lehre, sondern auch ein inspirierendes Studentenleben in einer der innovativsten High-Tech-Regionen Europas in unmittelbarer Nähe von Weltmarktführern und Hidden Champions.

Für Die TUM Campus Heilbronn gGmbH suchen wir zum schnellstmöglichen Zeitpunkt (vorerst auf 2 Jahre befristet, mit Aussicht auf Übernahme) eine

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit oder Teilzeit (mindestens 30 Stunden pro Woche)

In dieser vielseitigen Position übernehmen Sie eigenverantwortlich die Planung, Koordination und Durchführung administrativer Aufgaben im Sekretariat der Geschäftsführung. Dabei treten Sie mit internen sowie externen Partnern aus der Wissenschaft, Politik und Industrie auf regionaler, nationaler und internationaler Ebene in Kontakt.

Ihre Aufgaben

• Planung, Durchführung und Koordination administrativer Abläufe im Sekretariat
• Erledigung der allgemeinen telefonischen und schriftlichen Geschäftskorrespondenz
• Inhaltliche Erfassung und eigenständige Aufbereitung des Postein- und ausgangs
• Terminplanung und Ablaufkoordination für den Geschäftsführer
• Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Administration sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Sitzungen und Gästeempfängen
• Interne und externe Recherche zu Projektvorhaben
• Organisation von Veranstaltungen (intern und extern), inkl. Koordination der Dienstleister (Tagungshotels, Catering etc.) und inklusive Beschaffungswesen
• Rauminfrastruktur und Raumvorbereitung
• Datenpflege CRM und Verwaltung Kontaktmailadressen

Ziele der Stelle:

• Optimierung der Arbeitsabläufe für den Geschäftsführer
• Sicherstellung einer hohen Servicequalität in den organisatorischen und administrativen Abläufen

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich
• Idealerweise mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich
• Sehr gute Koordinations- und Organisationsfähigkeit
• Sehr gutes Zeitmanagement
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung und ausgeprägter Teamplayer
• Verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Professionelles Verhalten gegenüber internen sowie externen Partnern
• Hervorragende Kenntnisse in allen gängigen MS-Office Produkten sowie Erfahrung mit CRM-Systemen

• Eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit im Umfeld einer modernen Universität
• Selbständige und verantwortungsvolle Arbeit
• Flexible Arbeitszeiten in Abstimmung mit Ihrem Team und Option auf Homeoffice
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
• Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L), Entgeltgruppe 8

Interesse geweckt?

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen bis 20.08.2025.

Die TUM Campus Heilbronn gGmbH
Bildungscampus 2
74076 Heilbronn
www.tumheilbronn-ggmbh.de

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