Job Description
Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.
Wir suchen für den Bereich I – Biologie, Chemie und Verfahrenstechnik bald möglichst unbefristet eine/einen
Teamassistentin / Teamassistenten (w/m/d)
Sie übernehmen eine zentrale Rolle in der organisatorischen Unterstützung der Bereichsleitung, der Bereichsreferenten sowie der Programmadministration. Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf administrativer Prozesse und tragen aktiv zur effizienten Koordination innerhalb des Bereichs bei.
Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:
- Koordination und Bearbeitung des internen und externen Schriftverkehrs
- Terminplanung und -koordination
- Pflege der Bereichswebseite sowie relevanter E-Mail-Verteiler
- Vorbereitung und organisatorische Begleitung interner Gremiensitzungen
- Mitwirkung bei der Auswahl, Betreuung und administrativen Begleitung von Promovierenden im Rahmen einer Graduiertenschule
- Unterstützung der Lehrenden bei der Koordination von Lehrveranstaltungen im Rahmen einer Graduiertenschule
- Aufbereitung und Verteilung von Lehrmaterialien im Rahmen einer Graduiertenschule
- Unterstützung bei der Bearbeitung und Dokumentation von Nutzungsanträgen
- Koordination bewilligter Nutzerprojekte in Abstimmung mit den verantwortlichen Technologieeinheiten
- Überwachung des Berichtswesens zu laufenden Infrastrukturprojekten
eine abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau / Bürokaufmann oder eine vergleichbare kaufmännische oder verwaltungsbezogene Qualifikation. Sie haben mindestens drei Jahre Berufserfahrung in den Bereichen Büroorganisation, Assistenz oder Verwaltung. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse setzen wir ebenso voraus wie einen sicheren Umgang mit MS Office (insbesondere Word, Excel, Outlook und PowerPoint). Sie sind mit gängiger Bürokommunikationssoftware wie MS Teams und Zoom vertraut. Kenntnisse in SAP sind von Vorteil. Persönlich überzeugen Sie durch Teamfähigkeit, Belastbarkeit, eine schnelle Auffassungsgabe sowie Flexibilität im Umgang mit wechselnden Aufgaben und neuen Prozessen. Eine strukturierte, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise rundet Ihr Profil ab.
Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld an der aktuellen Forschung und Lehre für unsere Zukunft. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.
Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.
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