(Projekt-) Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung

VdS Schadenverhütung GmbH

  • Köln
  • Post Date: 16. June 2025
Job Description

VdS gehört zu den weltweit renommiertesten Institutionen für die Unternehmenssicherheit mit den Schwerpunkten Brandschutz, Security, Cyber-Security und Naturgefahrenprävention. Die Dienstleistungen umfassen Risikobeurteilungen, Prüfungen von Anlagen, Zertifizierungen von Produkten, Firmen und Fachkräften sowie ein breites Bildungsangebot.

(Projekt-) Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung

für unseren Bereich Geschäftsführung/Stab in Köln baldmöglichst und in Vollzeit gesucht


  • Unterstützung der Projektleitung bei Planung, Organisation und Steuerung eines ERP-Nachfolgeprojekts
  • Terminplanung, Protokollführung und Vor-/Nachbereitung von Projektmeetings
  • Pflege von Projektplänen, Statusberichten, Dokumentationen
  • Schnittstelle zwischen internen Abteilungen, externen Beratern und dem Projektteam
  • Unterstützung bei Kommunikation, Koordination, Nachverfolgung von Projektaufgaben
  • Mitwirkung an Test-, Schulungs- und Einführungsmaßnahmen im Rahmen des Projekts
  • Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung
  • Termin- und Reisemanagement; Vorbereitung Besprechungen/Präsentationen
  • Erledigung der Korrespondenz, Erstellung von Entscheidungsgrundlagen und Vorlagen
  • Pflege vertraulicher Unterlagen sowie Übernahme von Sonderaufgaben
  • Unterstützung bei Vorbereitung und Durchführung interner und externer Besprechungen

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Projektmanagement oder vergleichbare Qualifikation
  • Erste Erfahrung in der Assistenzfunktion, idealerweise mit Projektbezug oder in der IT-/ERP-Umgebung
  • Organisationstalent, hohe Eigenverantwortung, Diskretion
  • Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Eigeninitiative und -verantwortung, Lösungsorientierung
  • Sicherer Umgang mit MS Office, Kenntnisse in SAP o. vergleichbaren ERP-Systemen von Vorteil
  • Strukturierte, proaktive Arbeitsweise
  • Sehr gute Ausdrucksformen in der deutschen Sprache in Wort und Schrift
  • Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

  • Attraktive Vergütung
  • Herausragende Work-Life-Balance dank flexiblen Arbeitszeiten und mobilen Arbeitsmodellen (letzteres nach der Probezeit)
  • Abwechslungsreiche Aufgaben, dank denen kein Arbeitstag dem anderen gleicht
  • Intensive Einarbeitung sowie kontinuierliche Unterstützung bei der fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
  • Betriebliche Altersvorsorge
  • 30 Tage Urlaub sowie zusätzliche arbeitsfreie Tage an Heiligabend, Silvester und Rosenmontag
  • Deutschlandticket und gute Anbindung an den ÖPNV am Standort Köln
  • Zusätzliche Benefits wie Zuschuss zur Arbeitsplatzbrille, geförderte Mitgliedschaften in Sportstudios (Kieser, Urban Sports Club), vermögenswirksame Leistungen und JobRad
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