Job Description
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit eine/n:
Finanz-/Team-Assistenz (m/w/d) für das Robotics Institute Germany (RIG) am Standort der Technischen Universität München (TUM)
Das Robotics Institute Germany ist eine Initiative zur Förderung und Weiterentwicklung der intelligenten Robotik in der Bundesrepublik Deutschland. Das RIG bündelt die Kräfte von 14 nationalen Partneruniversitäten und wichtigen Industriepartnern mit dem Ziel, Deutschland als führende Nation nachhaltig im Bereich der Robotik und Künstlichen Intelligenz zu etablieren. Durch Spitzenforschung, Talententwicklung und strategische Vernetzung sollen Innovationen vorangetrieben und die Wettbewerbsfähigkeit Deutschlands im internationalen Vergleich gestärkt werden.
Als Finanz- und Team-Assistenz (m/w/d) unterstützen Sie den Finanzbereich und das Team des RIG-Headquarters am Standort der Technischen Universität München (TUM). In dieser Rolle unterstützen Sie die administrativen und finanziellen Prozesse und helfen dabei, unser dynamisches Arbeitsumfeld effizient und erfolgreich mitzugestalten.
- Auf-/Ausbau jeglicher Finanzprozesse des RIG sowie deren konstante Optimierung
- Unterstützung bei Budgetierung und Finanzplanung in enger Zusammenarbeit mit allen Projektpartnern, Sicherstellung der nachhaltigen Mittelverwendung
- Aufbau und Pflege eines effizienten Berichtswesens für RIG- und TUM-Management
- Projektumsetzung im Bereich Finanzen unter Beachtung geltender Finanz- und Haushaltsvorschriften; Kostenkontrolle und Durchführung von SAP-Buchungen, Ansprechpartner bei der Vorbereitung interner Audits und bei externen Prüfungen
- Allgemeine administrative Aufgaben für das Team wie Terminplanung, Korrespondenz, Organisation von Meetings, Reiseplanung sowie Büroorganisation
- Unterstützung bei der Personalverwaltung wie Onboarding, Zeiterfassung und Dokumentation
- Schnittstelle zwischen den Projektpartnern, der Geschäftsführung, TUM sowie externen PartnerInnen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im Finanz-/Rechnungswesen und Assistenzbereich, idealerweise im Hochschul- oder Forschungsumfeld
- Kenntnisse im Finanz-/Rechnungswesen oder einem vergleichbaren Fachgebiet
- Ausgeprägte analytische Fähigkeiten und Detailgenauigkeit
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch
- Sicherer Umgang mit MS Office; Kenntnisse in Buchhaltungstools und SAP von Vorteil
- Organisationsgeschick, Diskretion und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
- Teamorientiertes Denken und Freude an der Arbeit in einem innovativen Umfeld
- Ein abwechslungsreiches und innovatives Betätigungsfeld an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Politik mit großem Entwicklungspotenzial
- Flair einer dynamischen und international geprägten wissenschaftlichen Einrichtung
- Zusammenarbeit mit einem motivierten, hochqualifizierten Team innerhalb der TUM und der RIG-Partneruniversitäten
- Internationales interdisziplinäres Arbeitsumfeld an einer Exzellenzuniversität
- Umfangreiches Weiterbildungsangebot
- Attraktive Gleitzeitgestaltung und vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- Die Position ist zunächst bis zum 30.06.2028 befristet mit der Aussicht auf Verlängerung
- Vergütung nach dem aktuellen Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder