Job Description
myWarm ist ein GreenTech-Unternehmen mit Sitz in Wien (Zentrale), Berlin und Bozen. Seit 2010 steht die Steigerung der Energieeffizienz von Heizungsanlagen im Mittelpunkt des Schaffens unseres 70-köpfigen Teams. Wir sind digitaler Vorreiter für einen automatisierten hydraulischen Abgleich, der in Wohn- und Nichtwohngebäuden zum Einsatz kommt. Darunter so namhafte Objekte wie der Friedrichstadtpalast Berlin, das Planetarium Hamburg oder die Wiener Hofburg. Unsere Kunden sind Wohnungsunternehmen, Städte, Gemeinden, Gesundheitseinrichtungen und Unternehmen jeder Art (B2B). Derzeit sind wir mit unserer Dienstleistung am Wachsen und bringen gleichzeitig die nächste Produktgeneration zur Marktreife. Unser Ziel: Heizsysteme in die digitale Zukunft führen.
Teamleitung Office (m/w/d), Standort Berlin
Diese Rolle ist ideal für dich, wenn deine Stärken in Organisation und Kommunikation und in einem positiven und freudigen Umgang mit sehr unterschiedlichen Menschen liegen.
Als Teamleitung Office bist du verantwortlich für die reibungslose Organisation und Koordination aller administrativen Abläufe in unserem Berliner Büro und unterstützt gleichzeitig die Geschäftsführung in allen alltäglichen Aufgaben.
Du trägst maßgeblich zur Effizienz und Professionalität des Bürobetriebs bei und bist zentrale Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner.
Außerdem unterstützt du im operativen Tagesgeschäft bedarfsweise auch in unserer Mieterkommunikation.
Den Mittelpunkt deiner Tätigkeit bildet unser Berliner Office im Storkower Bogen, Home Office ist nach Absprache möglich.
- Leitung und Organisation des Büroalltags (Post, Telefonzentrale, Ablage, Termine, Bürobedarf, Lager, etc.) sowie alltägliche Unterstützung der Geschäftsführung
- Führung und Koordination der Bereiche Office Management sowie Kundenbetreuung/Nutzerkommunikation/Aftersales
- Betreuung und Unterstützung unserer Servicetechniker z.B. durch Hotelbuchungen
- Bestellung und Einrichtung neuer Hardware (iPhone, iPad, Laptop)
- Fuhrparkmanagement
- Schnittstellenfunktion mit internen Abteilungen und externen Partnern (z.B. Reinigung, IT-Support, Lieferanten, etc.)
- Mitarbeit bei der Optimierung interner Prozesse und Strukturen
- Verwaltung von Verträgen, Versicherungen und Unternehmensunterlagen
Fachlich:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Office Management / Assistenztätigkeit für Management-Teams oder -mitglieder
- Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Teamleitung oder in vergleichbarer Führungsposition
- Erfahrung in Handwerksunternehmen, Gebäudeverwaltung oder Heizkostenabrechnung sind ein Plus
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
- Erfahrung im Umgang mit modernen CRM und ERP-Systemen
Persönlich:
- Teamfähigkeit und Führungskompetenz
- Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten
- Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
- Diskretion und Zuverlässigkeit
- Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
- Grundlegendes technisches Verständnis ist hilfreich, kann sich aber auch on-the-job angeeignet werden
- Multitasking-Fähigkeit, Stressresistenz und Konfliktfähigkeit
- Abwechslungsreiche Aufgaben und mit viel Eigenverantwortung in einem wachsenden Unternehmen
- Ein Job mit Sinn in einer zukunftssicheren Branche
- Ein sympathisches und hilfsbereites Team
- Wertschätzendes Miteinander und angenehmes Arbeitsklima
- Flache Hierarchien und das „Du“ auf allen Ebenen
- Ein klares „Ja“ zu Fehlerkultur
- Umfassende, individuelle Einarbeitung
- Unbefristeter Arbeitsvertrag
- 30 Tage Urlaub
- Helles Büro mit guter öffentlicher Anbindung
- Home Office nach Absprache möglich
- Gratis Jobticket für Berlin sowie kostenfreie Getränke (Wasser und Kaffee)
- Gemeinsame Events und Feste