Teamassistent:in Vorstandsbereich (w/m/d)

Forschungszentrum Jülich GmbH

Job Description

Forschung für eine Gesell­schaft im Wandel: Das ist unser Antrieb im For­schungs­zen­trum Jülich. Als Mitglied der Helmholtz-Gemein­schaft stellen wir uns großen gesell­schaft­lichen Heraus­forde­rungen unserer Zeit und erfor­schen Optionen für die digi­tali­sierte Gesell­schaft, ein klima­schonendes Energie­system und res­sour­cen­schüt­zendes Wirt­schaften. Arbeiten Sie gemein­sam mit rund 7.500 Kolleg:innen in einem der größten For­schungs­zen­tren Europas und gestalten Sie den Wandel mit uns!

Das Forschungszentrum Jülich adressiert mit seiner Mission einer nutzeninspirierten Grundlagenforschung die großen, gesellschaftlichen Herausforderungen unserer Zeit und forscht hierzu in den Bereichen Energie, Information und Bioökonomie. Der Vorstand (VS) führt die Geschäfte der Forschungszentrum Jülich GmbH nach Maßgabe des Gesellschaftsvertrags. Er gliedert sich in die Vorstandsbereiche „Wissenschaft, Außen­beziehungen“, „Infrastruktur“ und zwei wissenschaftliche Geschäftsbereiche. Sie möchten durch Ihre Arbeit einen Beitrag zu diesen Themen leisten und unseren Vorstandsbereich mit Ihrer Expertise und Ihrem Organisations­geschick unterstützen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Unterstützen Sie uns zum nächstmöglichen Zeitpunkt als

Teamassistent:in Vorstandsbereich (w/m/d)


Übernahme von Vertretungen in den Vorzimmern der Vorstandsmitglieder:

  • Terminmanagement
  • Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen
  • Bearbeitung der Eingangspost sowie E-Mails in deutscher und englischer Sprache
  • Erstellung von allgemeinen Schriftstücken, Notizen und Präsentationen sowie interner und externer Korres­pondenz (selbstständig und nach Vorgaben in Deutsch und Englisch)
  • Enger fachlicher Austausch mit den Kolleg:innen der Vorstandsbereiche, dem Vorstandsbüro sowie internen und externen Ansprechpersonen

Darüber hinaus übernehmen Sie administrative Aufgaben für das Vorstandsbüro mit den Aufgabenfeldern:

  • Kontakt für alle Belange mit Vorstandsbezug
  • Vor- und Nachbereitung von Sitzungen mit Vorstandsbeteiligung
  • Abwicklung von den Vorstand betreffenden administrativen Aufgaben, wie z. B. Dienstreise­genehmigungen, Beschaffungen etc.

  • Wünschenswert ist eine mit guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungs­bezogene Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau:Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement sowie Berufserfahrung
  • Umfangreiche Kenntnisse und Erfahrung in der selbstständigen Übernahme und Organisation von Sekretariats- und Administrationsaufgaben
  • Freude an der serviceorientierten Unterstützung der Vorstände und an einer kooperativen, teamorientierten Zusammenarbeit mit den Kolleg:innen
  • Verbindliche Umgangsformen, ein freundliches, verbindliches und überzeugendes Auftreten sowie ein hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit
  • Hohes mündliches und schriftliches Kommunikationsvermögen in deutscher und englischer Sprache
  • Äußerst sorgfältiger Arbeitsstil, eine strukturierte und systematische Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Belastbarkeit, Leistungsbereitschaft und Vertrauenswürdigkeit

Wir arbeiten an hoch­aktuellen gesellschaft­lich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglich­keit, den Wandel aktiv mitzu­gestalten! Wir unterstützen Sie in Ihrer Arbeit durch:

  • Faire Vergütung: In Abhängigkeit von Ihren vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgaben­über­tragung erfolgt eine Eingruppierung im Bereich der Entgeltgruppen 5–6 TVöD-Bund. Zusätzlich zum Grundgehalt gibt es eine Jahressonderzahlung, eine betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss sowie vermögens­wirksame Leistungen. Alle Informationen zum TVöD-Bund finden Sie auf der Seite des BMI: go.fzj.de/bmi.tvoed. Die monatlichen Entgelte in Euro entnehmen Sie bitte dort der Seite 66 des PDF-Downloads.
  • Perspektive: Nach einer zweijährigen Befristung ist es unser Ziel, Sie langfristig für uns zu gewinnen. Lassen Sie uns gemeinsam diese Zeit nutzen, um herauszufinden, wie gut wir zueinander passen.
  • Work-Life-Balance: Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf hat für uns hohe Priorität. Bei einer Gleitzeit ohne Kernarbeitszeit bieten wir zudem die Möglichkeit, Ihre Arbeiten teilweise im Homeoffice auszuführen, wenn es mit den Vor-Ort-Terminen vereinbar ist. Zudem bieten wir 30 Tage Urlaub, freie Brückentage und zusätzliche freie Tage zwischen Weihnachten und Neujahr sowie flexible Arbeitszeitmodelle und eine Vollzeittätigkeit, die auch vollzeitnah (go.fzj.de/vollzeitnah) ausgeübt werden kann.
  • Wissen und Weiterbildung: Wir fördern die Weiterentwicklung Ihrer persönlichen Stärken. Sie erhalten eine umfassende Einarbeitung und können sich auf unser großes Weiterbildungsangebot freuen.

Neben spannenden Aufgaben und einem kollegialen Miteinander bieten wir Ihnen noch viel mehr: go.fzj.de/Benefits.

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