Sekretärin / Sekretär (w/m/d) für das Prüfungssekretariat der KIT-Fakultät für Wirtschaftswissenschaften

Job Description

Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und ver­mittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.

Wir suchen für die KIT-Fakultät für Wirtschafts­wissen­schaften zum nächst­möglichen Zeitpunkt unbefristet eine/einen

Sekretärin / Sekretär (w/m/d) für das Prüfungssekretariat der KIT-Fakultät für Wirtschaftswissenschaften

Teilzeit 50 %

Wir suchen für die KIT-Fakultät für Wirtschafts­wissen­schaften eine motivierte und engagierte Person für unsere Team-Assistenz (w/m/d).

Sie leisten einen wertvollen Beitrag, um den reibungs­losen administrativen Ablauf in der KIT-Fakultät für Wirtschafts­wissen­schaften und insbesondere im Prüfungs­sekretariat sicher­zustellen.

Ihre Aufgaben sind insbesondere:

• Unterstützung des Services für Studierende unserer Fakultät:
  • Bearbeitung von Anträgen, Mitwirkung bei der Ausstellung von Bescheinigungen und Zeugnissen
  • Auskunft an Studierende, Weiterleitung von Fragen an verantwortliche Stellen der Dekanats­administration
  • Vorbegutachtung eingereichter Unterlagen
  • Eingaben im Campus-Management-System
• Büroorganisation:
  • Terminplanung und -koordination
  • Bearbeiten von Korrespondenz
  • Allgemeine Unterstützung der Verwaltungs­prozesse

• Abstimmungsprozesse:
  • Sachverhaltsklärung und Prozess­abstimmung mit anderen Organisations­einheiten
  • Einweisung studentischer Hilfskräfte

• Sie verfügen über eine Ausbildung als Verwaltungs­fach­angestellte/r (w/m/d), Kauffrau/-mann (w/m/d) für Büro­management oder eine vergleich­bare Qualifikation / Kenntnisse
• Sie sind sicher in der Anwendung von MS Office (insbesondere Word, Excel, Outlook)
• Arbeiten im Team und in direktem Kontakt mit Studierenden sind für Sie Benefits
• Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig und haben eine schnelle Auffassungs­gabe sowie eine gute Kommunikations­fähigkeit in Wort und Schrift (gerne auch auf Englisch)
• Wenn Sie zudem ein freundliches und gewinnendes Auftreten mitbringen, sind Sie bei uns genau richtig!

Teil bei der einzigen deutschen Exzellenz­universität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervor­ragenden Arbeits­bedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer ziel­gerichteten Einarbeitung sowie breit­gefächerten Weiterqualifizierungs­angeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeits­zeit­modellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeit­angeboten sowie Kinder- und Ferien­betreuungs­angeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein viel­seitiges Angebot in verschiedenen Mensen.

Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.

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