Job Description
Die Ingress GmbH ist einer der führenden deutschen Anbieter von
Softwarelösungen für die Bereiche Feedbackmanagement, Marktforschung und Mitarbeiterbefragungen. Zu den Kunden von Ingress gehören Marktforschungsinstitute, Consultingfirmen, Finanzdienstleister sowie große Industrie- und Dienstleistungsunternehmen aus Deutschland, Schweiz, Österreich und weiteren Ländern. Über die cloudbasierte Befragungsplattform von Ingress werden jährlich über 500 Millionen E-Mails weltweit versendet und bis zu 19 Millionen Interviews durchgeführt.
Wir suchen ab sofort oder nach Vereinbarung eine/n
Office Manager/in (m/w/d)
(in Teilzeit 20-30 Std./Woche)
Sie sorgen für einen perfekt organisierten Büroalltag bei Ingress und sind die Ansprechperson für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Für unsere Kunden erstellen Sie die Rechnungen und überwachen die Zahlungseingänge. Dazu stimmen Sie sich mit unserem Account- und Projektmanagement ab. Alle Eingangsrechnungen werden von Ihnen in Vorbereitung für unsere externe Buchhaltung elektronisch geprüft und verarbeitet. Für unsere regelmäßigen Events kümmern Sie sich um die Abstimmung und Organisation.
Zu Ihren Aufgaben gehören im Einzelnen:
- Sie erstellen die Rechnungen für unsere Kunden und überwachen die Zahlungseingänge.
- Als Unterstützung für unsere externe Buchhaltung übernehmen Sie vorbereitende Buchhaltungstätigkeiten wie die digitale Rechnungserfassung und Belegbearbeitung.
- Sie sorgen für eine reibungslose Büroorganisation, dazu gehören z.B. die Posteingangsbearbeitung, die Beschaffung von Büromaterial, die Organisation von Reisen, der Empfang von Besuchern etc.
- Sie unterstützen bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
- Im Rahmen des Eventmanagements bereiten Sie Messen mit vor und organisieren interne Events.
- Sie unterstützen unser Projekt- und Kundenmanagement, indem Sie z.B. die Kundenstammdaten pflegen oder Termine für Updates und Schulungen vereinbaren.
- Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Sie haben erste Berufserfahrung im Bereich Office Management, Assistenz oder Projektorganisation
- Sie verfügen über Organisationsgeschick und arbeiten gewissenhaft.
- Sie haben Interesse an den Themen IT, Marktforschung und Marketing.
- Sie verfügen über sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse
- Im Umgang mit Menschen sind Sie sicher und haben eine kommunikative und aufgeschlossene Art.
- Die Arbeit im Team ist für Sie selbstverständlich.
- Die MS-Office-Programme setzen Sie sicher ein, optimalerweise kennen Sie sich auch mit Datev aus.
- Ausführliche Einarbeitung und fester Ansprechpartner während der ersten Monate (Onboarding)
- Flache Hierarchien mit kurzen Entscheidungswegen
- Regelmäßige Teammeetings (Virtuell, Präsenz oder Hybrid)
- Interne und externe Weiterbildungsangebote
- Flexible Arbeitszeiten ohne Überstunden
- Attraktive Homeoffice-Regelung
- Zuschuss zum Jobticket/Deutschlandticket
- Möglichkeit zur Workation im europäischen Ausland
- Ergonomische moderne Büroausstattung
- Gut erreichbares Büro in Hamburg-Barmbek
- Freie Getränke und regelmäßige Firmenevents