Chefarztsekretär/in – Sozialpädiatrisches Zentrum – DBZ (m/w/d)

Job Description

Mittendrin. Mitarbeiten. Gemeinsam mit angesehenen Expertinnen und Experten. Wir sind der größte kommunale Klinikbetreiber Deutschlands mit über 100 Fachkliniken, Pflegeeinrichtungen und Instituten. Gestalten Sie die Gesundheitsversorgung von morgen in unserer pulsierenden Hauptstadt.

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Chefarztsekretär/in - Sozialpädiatrisches Zentrum - DBZ (m/w/d)

für das Zentrum für Sozial- und Neuropädiatrie (DBZ) im Vivantes Klinikum Neukölln zum 01.09.2025.

Das Zentrum für Sozialpädiatrie und Neuropädiatrie ist eine spezialisierte Einrichtung unter kinderärztlicher Leitung zur Erkennung und Behandlung von Störungen in der körperlichen, geistigen und seelischen Entwicklung bei Kindern und Jugendlichen.

Das Zentrum bietet umfangreiche diagnostische und therapeutische Möglichkeiten, die sowohl ambulant im Sozialpädiatrischen Zentrum (SPZ) als auch teilstationär in der neuropädiatrischen Tagesklinik durchgeführt werden. Schwerpunkte des DBZ sind die umfassende Nachsorge von frühgeborenen Kindern, die Diagnostik aller Arten von Entwicklungsstörungen, die epileptologische Diagnostik und Behandlung, die Versorgung von Kindern mit spastischen Bewegungsstörungen sowie die komplexe Förderung von Kindern mit kombinierten Entwicklungs- und Verhaltensstörungen. Das therapeutische Team setzt sich aus erfahrenen Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten, Ergotherapeutinnen und Ergotherapeuten sowie Logopädinnen und Logopäden zusammen.

• Organisation des Sekretariats sowie umfassende Erledigung aller anfallenden Sekretariats- und Büroaufgaben, einschließlich der Korrespondenz
• Erstellung von Arztbriefen nach Phonodiktat
• Planung und Koordination von Dienstreisen sowie Fortbildungsveranstaltungen
• Vorbereitung von Präsentationen und PowerPoint-Vorlagen
• Betreuung von Publikumsverkehr und Kommunikation
• Erstellung aller Dienstplänen
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Ausschreibungen
• Organisation von Bewerbungsgesprächen
• Mitgestaltung von Einarbeitungskonzepten
• Onboarding neuer Mitarbeiter / Mitarbeiterinnen
• Erstellung von Vereinbarungen für Praktika und Hospitationen
• Versand von Akten an die Scanstelle
• Mitgestaltung und Begleitung von Aufgaben und Prozessen im Qualitätsmanagement

• abgeschlossene Ausbildung als Sekretär/in oder Bürokauffrau / Bürokaufmann
• mehrjährige Praxiserfahrung
• idealerweise Kenntnisse in medizinischer Fachterminologie
• sehr gute Kenntnisse in MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), Orbis und Internetanwendungen
• eigenständige, verantwortungsbewusste sowie team- und serviceorientierte Arbeitsweise
• Planungs- und Organisationsgeschick, Durchsetzungsfähigkeit und hohe Einsatzbereitschaft
• ausgeprägte kommunikative Kompetenz sowie Organisationstalent
• Teamfähigkeit, Vertraulichkeit und Verlässlichkeit

• eine herausfordernde, vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit der Möglichkeit, sich einzubringen und zu engagieren
• ein fachlich gut ausgebildetes Team mit hoher Leistungsmotivation
• fundierte Einarbeitung durch ein qualifiziertes Team
• attraktive leistungsgerechte Vergütung nach TVöD
• eine sehr günstige Lage mit guten Verkehrsanbindungen
• Prämiensystem bei Anwerbung von Personal
• Mitarbeiter-Einkaufsvorteile bei namhaften Firmen
• Entwicklungs- und Karrierechancen als Vorteil unseres großen Konzerns
• sehr gute Weiterentwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten in einem eigenen innerbetrieblichen Lehrinstitut
• kostenlose betriebseigene Kinderbetreuung bei kurzfristigem Bedarf
• attraktive und vielfältige Gesundheits- und Freizeitangebote
• eine betriebliche Altersversorgung (VBL)
• bezuschusste Altersvorsorge durch Gehaltsumwandlung möglich

Rahmenbedingungen:

• Entgelt nach EG 6 TVöD
• Arbeitszeit 30 Wochenstunden
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Einstellungsvoraussetzung: vor Aufnahme der Tätigkeit – Nachweis der Masern­immunität / Masernschutzimpfung für nach 1970 Geborene.

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