Verwaltungskraft (m/w/d)

Job Description

Hier oben, im Norden Schleswig-Holsteins, kurz vor der dänischen Grenze, gibt es ungeahnte Karrierechancen für alle, die dort arbeiten möchten, wo andere Urlaub machen. Wollen Sie gemeinsam mit uns die Stadt Flensburg innovativ gestalten? Dann können Sie sich auf die Ostsee, unseren idyllischen Hafen, zahlreiche Einkaufsmöglichkeiten und spannende Herausforderungen freuen!

In der Stabsstelle Wirtschaft, Marketing und Internationale Zusammenarbeit ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Verwaltungskraft (m/w/d)

mit 20,5 Wochenstunden (Beamte) bzw. 19,5 Wochenstunden (Tarifbeschäftigte) in der BesGr. A 11 SHBesO/EG 9c TVöD unbefristet zu besetzen.

Die Stabsstelle Wirtschaft, Marketing und Internationale Zusammenarbeit ist das kreative Zentrum der Flensburger Stadtverwaltung. Neben Aufgaben in der Mediengestaltung, des Innenstadtmanagements und des Marketings hat die Stabsstelle die Kernaufgabe der Wirtschaftskoordination. Sie ist Ansprechpartnerin für Unternehmen, innerstädtische Akteure und Verwaltungsmitarbeitende zugleich. Wir suchen für unser Team eine Verwaltungskraft, die sich um die zentralen Themen wie Haushalt, Personal und Projektunterstützung kümmert.

• Personal und Organisation
  • Organisation und Bearbeitung von Personalangelegenheiten
  • Personalkostencontrolling
  • Führen des Stellenplans zum entsprechenden Haushaltsprodukt
  • Erstellen und Aktualisieren der Arbeitsplatzbeschreibungen
  • Unterstützung der Stabsstelle beim Aufbau digitaler Strukturen
  • Koordination und Entwicklung der Stabsstelle bzgl. der Aufbau- und Ablauforganisation
  • Aktualisierung der relevanten Dienstanweisungen aus dem Bereich der Stabsstelle
  • Unterstützung der Stabsstellenleitung bei Projekten
  • Bereitstellung von Vorlagen für die Fachausschüsse im SD-Net (Ratsinformationssystem)
  • selbstständige organisatorische und administrative Vorbereitung und Begleitung von Terminen und Gesprächen
  • Betreuung und Ansprechperson für das Vertragsmanagement in der Stabsstelle
  • allgemeine Verwaltungsangelegenheiten
• Finanzen und Haushalt
  • Koordinierung der Haushaltsplanung
  • Planung, Verwaltung und Controlling des Stabsstellenbudgets
  • Begleitung und Vertretung der Stabsstelle in den Bereichen Digitalisierung in den entsprechenden Projekt- und Steuerungsgruppen, Projektmanagement
  • Beratung und Unterstützung der Stabsstelle bei der Haushaltsausführung
  • Erstellung von Ergebnis-/Produktberichten
  • Bearbeitung der Geschäftsbuchhaltung
  • Erstellung von Jahresabschlüssen und Zwischenberichten
  • Bearbeitung von haushaltsrechtlichen Grundsatzfragen
  • Bearbeitung der Verwaltungskostenerstattungen
  • Verwendungsnachweise und Abrechnungen im Rahmen von eingeworbenen Fördermitteln
• Geschäftsführung des Wirtschaftsbeirates
  • Erstellung und Abstimmung der Tagesordnungen
  • Koordination und Dokumentation der Sitzungen
  • Ansprechperson für die Politik in Sachen Wirtschaftsbeirat

Die Aufgabenerfüllung erfolgt in vertrauensvoller Zusammenarbeit mit der Leitung der Stabsstelle und ihrer Vertretung.

• abgeschlossenes Studium der Fachrichtung Allgemeine Verwaltung/Public Administration (Bachelor/Diplom) oder
• abgeschlossener Aufstieg in die Laufbahngruppe 2, 1. Einstiegsamt Fachrichtung Allgemeine Verwaltung oder
• abgeschlossene 2. Angestelltenprüfung

Bei ausländischen Berufsabschlüssen ist die Beifügung der Gleichwertigkeitsbescheinigung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) erforderlich.

• Bereitschaft zum teamorientierten Arbeiten
• Eigeninitiative
• Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen
• Kommunikations- und Konfliktfähigkeit, verbunden mit ausgeprägter sozialer Kompetenz
• Bereitschaft zur teilweisen flexiblen Gestaltung der Dienstzeit (Teilnahme an Ausschusssitzungen, Wirtschaftsbeirat)
• Sicherheit im Umgang mit Office-Programmen, insbesondere Excel
• digitale Kompetenz
• sichere Kenntnisse im Umgang mit H&H, DMS enaio und SD-Net (Ratsinformationssystem) bzw. die Bereitschaft, sich darin einzuarbeiten

Berufserfahrung, idealerweise in einer Kommunalverwaltung sowie Kenntnisse im Verwaltungs- und Kommunalrecht sind wünschenswert.

• vielseitiges und abwechslungsreiches Aufgabengebiet
• Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-VKA) bzw. nach dem Schleswig-Holsteinischen Besoldungsgesetz
• Übernahme der Entgeltstufe bei einem direkten Wechsel des Arbeitgebers aus dem öffentlichen Dienst
• jährliche Sonderzahlungen
• betriebliche Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes
• Fort- und Weiterbildungsangebote sowie betriebliches Gesundheitsmanagement
• NAH.SH-Jobticket oder Fahrradleasing
• Arbeitsplatz mit direkter Innenstadtlage und guter Verkehrsanbindung
• flexible und familienfreundliche Gleitzeitregelungen

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